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Gestão Documental

Publicado: Quarta, 01 de Fevereiro de 2017, 11h00 | Última atualização em Quinta, 19 de Setembro de 2019, 13h28

De forma a promover o tratamento adequado das informações, o IFES empreende algumas iniciativas voltadas para os nossos arquivos, instituindo a Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD - Email: cpad@ifes.edu.br), através de Portaria Nº 556 em 2007 e atualizada pela Portaria Nº 1447 de 2017. Esta comissão possui o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e recebidos por este órgão, tendo em vista a destinação dos documentos para a guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Os procedimentos de Avaliação de documentos de arquivos compõem-se de uma das atividades da Gestão Documental. Conforme a Lei Nacional de Arquivos, Lei 8.159;1991, em seu Art. 3º

  • Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Os procedimentos de Avaliação ocorrem após a análise dos documentos já classificados conforme os códigos de Classificação do Conarq, ou seja, são atividades que em conjunto propiciam não somente a economicidade de espaço, mas principalmente, sua organização e acesso mais preciso à informação. Estas ações, de Gestão Documental, promovem a preservação daqueles documentos que realmente possuem valor para a instituição e se constituem como patrimônio documental e que necessitam ser devidamente arquivados, conforme as características de seu suporte para outras ações que promovam o acesso à informação documental.


Alguns instrumentos para adequação desses trabalhos:

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