Recebimento, classificação e registro

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Nas hipóteses de sigilo da informação, o tratamento dos documentos digitais, avulsos ou processos, deve observar o disposto na legislação específica em vigor.

Documentos digitais, avulsos ou processos, devem ser recebidos por meio de transmissão entre sistemas integrados, que pode ser realizada de duas maneiras, a critério do Ifes:

• Centralizada em uma unidade de protocolo/protocolizadora, que procederá o registro e encaminhará o(s) documento(s) para o destinatário; ou
• Diretamente para o destinatário.

Excepcionalmente, documentos avulsos digitais também podem ser recebidos por meio de correio eletrônico institucional e imediatamente encaminhados via Módulo Protocolo do Sipac, desde que obedeçam à configuração estabelecida na Resolução CS nº 55/2019, disponível em <https://www.ifes.edu.br/conselhos-comissoes/conselho-superior>.

O recebimento por meio de mídias removíveis (pendrive, CDs, DVDs, etc.) não é recomendado.