Gestão Documental

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De forma a promover o tratamento adequado das informações, o IFES empreende algumas iniciativas voltadas para os nossos documentos, tanto os digitais quanto os analógicos. Estas ações, de Gestão Documental, promovem a preservação daqueles documentos que possuem valor para a instituição e se constituem como patrimônio documental e que necessitam ser devidamente acessados, armazenados e arquivados. Para tanto, são observadas as características de seu suporte e conteúdo para as ações que promovam o acesso à informação documental, de forma lógica e organizada, satisfatória e produtiva. Dentre outras legislações, tomamos como princípio a Legislação Nacional de Arquivos, a  Lei 8.159 08 de janeiro de1991, que em seu Art. 3º considera:

Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Em 2007, o Ifes instituiu a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivos, através de Portaria Nº 556, atualizada pela Portaria Nº 992 de 12 de maio de 2020 , com o intuito de se adequar a legislação nacional de arquivos, conforme a Lei Nacional de Arquivos, Lei 8.159 08 de janeiro de1991, regulamentada pelo Decreto 10.148 de 2 de Dezembro de 2019.

Em 2020, institui a Comissão Permanente de Gestão Processos Eletrônicos (CPGPE) através da Portaria Nº 813 de 06 de abril de 2020, atualizada pela Portaria 1150 de 28 de maio de 2020. Desde 2013 o Ifes trabalha com a implantação e implementação do SIG  para adequação ao Processo Eletrônico Nacional (PEN) como uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico.

Em 2017 foi constituído o “Grupo de Trabalho para adaptação do Manual de Procedimentos de Protocolo e Arquivo do Ifes”, - designado pela Portaria nº 2.702, 27 de setembro de 2017 e alterado pela Portaria nº 2172, de 26 de novembro de 2020 - com o objetivo de atualizar o Manual vigente na instituição de acordo com as normativas da Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015. Com a obrigatoriedade do uso do Processo Eletrônico e do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos – SIPAC no âmbito do Ifes, este manual se tornou ainda mais indispensável para a padronização dos serviços da rotina de protocolo que se estendeu aos demais setores da instituição. No ano de 2021, a finalização das atividades do Grupo de Trabalho foi determinada pela disponibilização dos Manuais de Protocolo e Arquivo atualizados para consulta e utilização por parte de todos os servidores.