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CPAD – COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVOS

Publicado: Quarta, 01 de Julho de 2020, 14h33 | Última atualização em Segunda, 25 de Outubro de 2021, 07h51

De forma a promover o tratamento adequado das informações, o IFES empreende algumas iniciativas voltadas para os nossos arquivos, instituindo a Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD - Email: cpad@ifes.edu.br), através de Portaria Nº 556 em 2007 e atualizada pela Portaria Nº 1506 de 2020. Esta comissão possui o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e recebidos por este órgão, tendo em vista a destinação dos documentos para a guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Os procedimentos de Avaliação de documentos de arquivos compõem-se de uma das atividades da Gestão Documental. Conforme a Lei Nacional de Arquivos, Lei 8.159;1991, em seu Art. 3º

  • Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Os procedimentos de Avaliação ocorrem após a análise dos documentos já classificados conforme os Códigos de Classificação do Conarq, e são eles que definem sobre a necessidade de arquivamento ou de ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS. Ou seja, são atividades que em conjunto propiciam não somente a economicidade de espaço, mas principalmente, sua organização e acesso mais preciso à informação. Estas ações, de Gestão Documental, promovem a preservação daqueles documentos que realmente possuem valor para a instituição e se constituem como patrimônio documental e que necessitam ser devidamente arquivados, conforme as características de seu suporte para outras ações que promovam o acesso à informação documental.

INSTRUMENTOS DE ADEQUAÇÃO DOS TRABALHOS

  1. Tabela de Temporalidade Atividades Fim  - Referência Conarq - App de identificação
  2. Código de classificação das Atividades-Fim - Clique aqui
  3. Tabela de Temporalidade Atividades Meio  -  Referência Conarq -App de identificação
  4. Espelhos de caixas de arquivo - Modelos para os campi
  5. Procedimentos para mensurar o acervo - Clique aqui -  App para mensurar
  6. Procedimentos para eliminação de documentos - Clique aqui e LED
  7. Fluxo de processos para eliminação de documentos - PDF e PNG (imagem)
  8. Resolução da CPAD - Clique aqui
  9. Termos de ciência de eliminação: Termo nº 01/2018Termo nº 02/2018Termo nº 01/2019Termo nº 02/2019Termo nº 03/2019Termo nº 04/2019 e Termo nº 05/2019
  10. Relação de aprovação de contas - Clique aqui
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