CPAD – COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVOS
De forma a promover o tratamento adequado das informações, o IFES empreende algumas iniciativas voltadas para os nossos arquivos, instituindo a Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD - Email: cpad@ifes.edu.br), através de Portaria Nº 556 em 2007 e atualizada pela Portaria Nº 1506 de 2020. Esta comissão possui o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e recebidos por este órgão, tendo em vista a destinação dos documentos para a guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
Os procedimentos de Avaliação de documentos de arquivos compõem-se de uma das atividades da Gestão Documental. Conforme a Lei Nacional de Arquivos, Lei 8.159;1991, em seu Art. 3º
- Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Os procedimentos de Avaliação ocorrem após a análise dos documentos já classificados conforme os Códigos de Classificação do Conarq, e são eles que definem sobre a necessidade de arquivamento ou de ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS. Ou seja, são atividades que em conjunto propiciam não somente a economicidade de espaço, mas principalmente, sua organização e acesso mais preciso à informação. Estas ações, de Gestão Documental, promovem a preservação daqueles documentos que realmente possuem valor para a instituição e se constituem como patrimônio documental e que necessitam ser devidamente arquivados, conforme as características de seu suporte para outras ações que promovam o acesso à informação documental.
INSTRUMENTOS DE ADEQUAÇÃO DOS TRABALHOS
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Cartilha: O que é e como classificar documentos - Clique aqui
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Tabela de Temporalidade Atividades Fim - Referência Conarq - Web site de busca
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Código de classificação das Atividades-Fim - Referência Conarq
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Relação de assuntos recorrentes no Ifes atividades-fim - Clique aqui
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Tabela de Temporalidade Atividades Meio - Referência Conarq - Web site de busca
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Relação de assuntos recorrentes no Ifes atividades-meio - Clique aqui
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Espelhos de caixas de arquivo - Clique aqui
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Espelhos para Pastas A-Z - Clique aqui
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Procedimentos para mensurar o acervo - Clique aqui - App para mensurar
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Procedimentos para eliminação de documentos - Passo a passo e Resolução Conarq
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Fluxo de processos para eliminação de documentos - PDF e PNG (imagem)
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Resolução da CPAD - Clique aqui
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Termos de ciência de eliminação: Termo nº 01/2018, Termo nº 02/2018, Termo nº 01/2019, Termo nº 02/2019, Termo nº 03/2019, Termo nº 04/2019, Termo nº 05/2019 e Termo nº 06/2019
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Relação de aprovação de contas - Clique aqui
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