Destinação documental

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Destinação documental

É a etapa onde os documentos serão, criteriosamente, avaliados de acordo com seus aspectos jurídicos, legais e administrativos e deve ser realizada sob a orientação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), utilizando-se das Tabelas de Temporalidade Documental (TTD), e seguindo os prazos de guarda por elas determinados, visando a preservação dos documentos ou a execução dos procedimentos de eliminação.

OBSERVAÇÃO: A contagem do prazo de guarda dos documentos, avulsos ou processos, deve se iniciar a partir da data de arquivamento, que caracteriza a finalização da ação administrativa que determinou a sua produção.

O Ifes atualmente não conta com uma estrutura de Arquivo Central para recolhimento de documentos de guarda permanente. Desta forma, cada campus deverá estabelecer espaço físico e adoção de procedimentos para guarda desses documentos seguindo as orientações da CPAD.

Eliminação de documentos

É o descarte de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente, seguindo os critérios deste manual e os prazos de guarda das Tabelas de Temporalidade de Atividades Meio e Fim.

O procedimento de eliminação deve ser realizado sob a orientação e supervisão da CPAD e o registro de documentos a serem eliminados deve ser feito por meio dos seguintes instrumentos:

• Listagem de Eliminação de Documentos: tem por objetivo registrar as informações pertinentes aos documentos a serem eliminados. A listagem deve ser aprovada pela CPAD;

• Edital de Ciência de Eliminação de Documentos: tem por objetivo tornar público, em periódicos oficiais, o ato de eliminação dos acervos arquivísticos. O Edital será elaborado pela CPAD após aprovação da Listagem de Eliminação de Documentos;

• Termo de Eliminação de Documentos: tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação. O Termo de Eliminação será elaborado pela CPAD após a finalização de todos os procedimentos de eliminação.

OBSERVAÇÃO: Alguns documentos, após finalizado o prazo de guarda no arquivo corrente, terão a sua eliminação efetuada nesta fase, outros, por sua vez, deverão ser encaminhados para arquivamento intermediário e, somente após o cumprimento deste prazo, poderão ser eliminados.

Para realização da eliminação, tanto no arquivo setorial (corrente) quanto na unidade responsável pelo arquivo intermediário, deve-se:

1. selecionar os documentos que já tenham cumprido seu prazo de guarda, conforme Tabela de Temporalidade, e reuni-los por código de classificação;

2. relacionar em planilha (ou outra forma de controle interno) as informações relevantes de cada documento que será eliminado para efeito de registro e busca posterior;

3. enviar para a CPAD, através do endereço de e-mail cpad@ifes.edu.br, minuta da Listagem de Eliminação de Documentos, para que as integrantes da Comissão realizem a verificação do documento e indiquem quaisquer alterações, caso sejam necessárias;

4. após aprovação da minuta do documento pela CPAD, cadastrar a Listagem de Eliminação de Documentos no SIPAC por meio da funcionalidade “Cadastrar Documento”;

5. para preenchimento no SIPAC, utilizar o tipo de documento “Listagem de Eliminação de Documentos”, classificação CONARQ “061.522 - ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS”, selecionar a opção “Escrever Documento” e clicar em “CARREGAR MODELO”;

6. adicionar como assinantes da listagem o(a) servidor(a) responsável pela seleção dos documentos, o(a) coordenador(a) da unidade detentora dos documentos que serão eliminados e os representantes da CPAD (que serão informados pela própria Comissão ao aprovar a minuta do documento);

7. Inserir como interessado no documento o setor detentor dos documentos que serão eliminados;

8. encaminhar o documento, via SIPAC, para a unidade da CPAD (REI – COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO);

9. após aprovação da versão final do documento, o(a) presidente da CPAD deverá adicionar o Diretor-Geral do campus responsável pela eliminação dos documentos e o Reitor do Ifes como assinantes, e todas as partes devem assinar o documento;

10. com a Listagem de Eliminação de Documentos finalizada, a CPAD irá criar o Processo de Eliminação de Documentos e, nele, será dada continuidade nos procedimentos de elaboração e publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e do Termo de Eliminação de Documentos até que se finde processo.

OBSERVAÇÃO: A unidade responsável pela elaboração da listagem de eliminação poderá, a qualquer tempo, consultá-la no SIPAC através da opção "Documentos criados pela unidade", bem como poderá acompanhar todo o processo de eliminação, no qual será parte interessada.

A listagem de eliminação de documentos deve ser preenchida da seguinte forma:

1. “Órgão/Setor”: Sigla do órgão/setor responsável pela eliminação (ex.: IFES/GAB);

2. “Listagem nº”: Número sequencial da listagem acompanhado do ano (Ex: nº 001/2020). Preenchimento pela CPAD;

3. “Folha nº”: Número da folha da listagem de eliminação e o total de folhas (Ex: 01/03);

4. “Unidade/Setor”: Nome da unidade/setor responsável pela eliminação, acompanhado das siglas respectivas;

5. “Código referente à classificação”: Código numérico referente à classificação do item documental, de acordo com as Tabelas de Temporalidade de Atividades-meio e Atividades-fim;

6. “Descritor do código”: Descrição do assunto encontrado nos documentos de acordo com as Tabelas de Temporalidade de Atividades-meio e Atividades-fim;

7. “Data limite”: Período contemplado pela documentação correspondente ao assunto (ex.: 2012-2014; ou 2009-2012/2016);

8. “Quantificação”: colocar a quantidade de unidades de arquivamento correspondente ao assunto;

9. “Especificação”: especificar a unidade de acondicionamento (caixa, pasta, entre outros);

10. “Observações/justificativas”: informações complementares e justificativas necessárias e elucidativas referentes aos documentos;

11. “Mensuração total”: indicar, em metros lineares, a quantidade total de documentos que serão eliminados (consultar o Manual “Procedimentos para mensurar o acervo” disponível na página da CPAD);

12. “Datas-limite gerais”: Período contemplado pela documentação correspondente a toda a listagem (ex.: 2012-2015);

13. “Quadro de aprovação das contas”: Apenas para casos em que a temporalidade dos documentos a serem eliminados dependa da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas (preenchimento pela CPAD);

14. “Responsável pela Seleção”: Nome completo do servidor que realizou a seleção dos documentos e do servidor responsável pela unidade detentora dos documentos que serão eliminados;

15. “Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos”: Nome completo do servidor designado como Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos (CPAD);

16. “Autoridade do Órgão a quem compete autorizar”: Nome completo do Diretor-Geral do respectivo campus (no caso das unidades da Reitoria, incluir o nome do Reitor);

17. “Titular do Órgão/Entidade produtor Acumulador do Arquivo”: Nome completo do Reitor do Ifes;

Exemplo de Listagem de Eliminação de Documentos:

OBSERVAÇÃO: Documentos de pura formalidade como convites para cursos, cartas de felicitações, entre outros, não deverão ser transferidos ao arquivo intermediário. Devem ser eliminados nos arquivos setoriais observando-se os prazos definidos na Tabela de Temporalidade e todos os procedimentos para eliminação citados anteriormente.