Quanto à conversão de documentos não digitais em digitais

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Documentos avulsos não digitais deverão ser digitalizados conforme estabelecido na Seção I da Resolução CS nº 55/2019, disponível em <https://www.ifes.edu.br/conselhos-comissoes/conselho-superior>.

Para a digitalização de documentos avulsos recebidos observar-se-ão as seguintes possibilidades:

• ● apresentação pelo interessado do documento avulso original ou cópia autenticada administrativamente ou cópia autenticada em cartório para digitalização imediata, devolvendo-o no ato. O documento resultante da digitalização será anexado ao processo digital ou integrado em fluxo de trabalho informatizado;

• ● apresentação pelo interessado do documento avulso original e sua cópia simples para autenticação administrativa e posterior digitalização. Neste caso, a unidade protocolizadora fará a conferência da cópia com o documento original, efetuando autenticação administrativa da cópia, registrando também a hora do recebimento na unidade protocolizadora e devolvendo o documento original de imediato ao interessado.Depois de realizada a digitalização, as cópias simples autenticadas administrativamente poderão ser descartadas ou disponibilizadas para devolução ao interessado, a critério do Ifes. O documento resultante da digitalização será anexado ao processo digital ou integrado em fluxo de trabalho informatizado.

Importante:

A responsabilidade pela retenção, manutenção ou guarda de documentos avulsos não digitais seguirá ao estabelecido na Seção I da Resolução CS nº 55/2019.

Observação:

Processos não digitais podem ser digitalizados no recebimento a fim de facilitar seu acesso dentro do Ifes por meio do Sipac/Módulo Protocolo. A anexação de documentos e despachos necessários será realizada no processo originalmente recebido, que será devolvido ao órgão ou entidade de origem no seu formato original.