Arquivamento

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Arquivamento significa a guarda do documento, avulso ou processo, cuja tramitação cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a produção do documento. Essa é uma atividade de responsabilidade das unidades de protocolo ou protocolizadoras autorizadas.
O arquivamento de documento(s), avulso(s) ou processo(s), ocorrerá diante das seguintes condições:

a) por deferimento ou indeferimento do pleito;
b) pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou
c) por decisão motivada de autoridade competente.

O documento, avulso ou processo, será arquivado mediante despacho da autoridade competente, por meio de operação no Sipac/Módulo Protocolo com o respectivo registro.

Importante:
Depois de digitalizados conforme procedimentos estabelecidos, para integração em fluxo de trabalho informatizado ou juntada em processo digital, os documentos originais não digitais que tenham sido mantidos, deverão seguir os seguintes procedimentos para arquivamento:

● a manutenção de documentos originais deverá ser realizada na forma de arquivamento físico no setor de protocolo ou unidade protocolizadora em que fora apresentado, juntamente com o registro do protocolo ou a capa impressa do processo digital gerados pelo Sipac/Módulo Protocolo;
● os documentos originais devem ser classificados com o mesmo código do assunto do documento ou processo digital e devem ser mantidos pela mesma lógica de temporalidade;
● os documentos originais devem ter seu local de guarda (localização física) registrado no Sipac/Módulo Protocolo.