Procedimentos para registro de documento físico para anexação a processo/documento físico

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Procedimentos para registro de documento físico para anexação a processo/documento físico

a) ler o documento, a fim de identificar o assunto, resumindo-o de forma clara e objetiva;
b) registrar o documento, no sistema institucional, identificando as principais características, a fim de permitir sua recuperação, atribuindo-lhe um Número Único de Protocolo (NUP) gerado pelo sistema;
c) imprimir o comprovante gerado pelo sistema e anexá-lo ao documento original, sem prejuízo de sua integridade;
d) encaminhar fisicamente o documento registrado para a unidade de destino;
e) entregar uma cópia do comprovante do documento cadastrado para o requerente, fornecendo orientações para localização futura do documento.
Caso o campus opte pela digitalização posterior do documento físico original, sua manutenção deverá ser realizada na forma de arquivamento físico na unidade administrativa para a qual foi destinado. A ele deverá ser anexada a capa impressa do processo ou o comprovante do documento cadastrado, gerado pelo sistema, sendo classificado com o mesmo código do assunto principal e mantido pela mesma lógica de temporalidade.

OBSERVAÇÃO: Mesmo o documento avulso físico deverá ser registrado no sistema da instituição, recebendo um NUP.

Lembrando que:

● Caso um documento avulso ou processo não tenha recebido NUP em sua origem, deve-se atribuir o NUP ao registrá-lo. No caso de processo: fazer a juntada da cópia do comprovante do cadastro do processo externo no sistema como última peça e registrar na capa do processo a informação sobre o cadastro, sem prejuízo da informação registrada. No caso de documento avulso: imprimir o comprovante do registro do documento feito no sistema e juntar na parte da frente do documento.
● Caso o documento já tenha recebido NUP, cadastrá-lo no sistema com o seu NUP de origem. Não se deve atribuir novo NUP, mesmo se tratando de instituições distintas.
● O procedimento para a juntada por anexação de documento avulso a processo físico será realizado na unidade administrativa que compete a análise do documento.

O NUP não deve ser alterado, sendo calculado automaticamente pelo sistema seguindo procedimentos da Portaria Interministerial MJ/MP nº 11, de 25/11/2019.
O cadastro de novas unidades protocolizadoras deve ser solicitado ao Departamento de Logística e Serviços Gerais, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (DLSG/SLTI/MP).

Os princípios éticos aplicáveis aos documentos devem ser observados, segundo a lei 8.027/1990, mantendo absoluta discrição com relação às informações neles contidas.

Deve-se dispensar adequado tratamento ao documento físico, como cuidar da higiene no seu manuseio, não umedecer os dedos com saliva, evitar consumir qualquer tipo de bebida ou alimento próximo, fazer furo centralizado, fazer as dobras necessárias com simetria, utilizar material adequado, como cola apropriada, não fazer uso de grampo metálico, clip ou fita adesiva plástica, além de preservar informações ao apor elementos como carimbo, etiqueta etc.

OBSERVAÇÃO: A autoridade competente, constatada a necessidade de converter um documento registrado em processo, emitirá a ordem determinante de autuação em sua própria unidade administrativa que atuará como unidade protocolizadora.