Procedimentos para registro de documento avulso físico para anexação a processo/documento digital

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Procedimentos para registro de documento avulso físico para anexação a processo/documento digital

a) ler o documento, a fim de identificar o assunto, resumindo-o de forma clara e objetiva;
b) registrar o documento, no sistema institucional, identificando as principais características, a fim de permitir sua recuperação, atribuindo-lhe um Número Único de Protocolo (NUP) gerado pelo sistema;
c) imprimir e anexar o comprovante do documento cadastrado, gerado pelo sistema, ao documento original, se possível, e devolvê-los ao requerente.
d) encaminhar fisicamente ou eletronicamente o documento registrado para a unidade de destino, a critério de cada campus. No último caso, o documento original protocolado será devolvido ao interessado, o qual deverá ser orientado da importância de guardar o documento protocolado caso seja requisitado pela Administração para esclarecimentos;
e) entregar uma cópia do comprovante do documento cadastrado para o requerente, fornecendo orientações para localização futura do documento.

Caso o interessado apresente o documento avulso original e sua cópia simples para autenticação administrativa e posterior digitalização, a unidade que receber o documento fará a conferência da cópia com o documento original, efetuando autenticação administrativa da cópia e devolvendo o documento original de imediato ao interessado. Depois de realizada a digitalização, todas as cópias serão mantidas na forma de arquivamento físico na unidade administrativa para a qual foi destinado. O documento resultante da digitalização será anexado ao processo ou documento digital. Também neste caso, fará parte de um processo/documento totalmente digital.

O processo de criação do documento digitalizado deve ser confiável, portanto, deve ser realizado por servidor autorizado e cumprindo os requisitos da resolução CS 55/2019, ou seja, em tons de cinza, formato PDF/A com OCR, limite de duzentas páginas por arquivo (sendo fragmentada caso acima desta quantidade) e com resolução mínima de 300 dpi, a fim de evitar qualquer possibilidade de adulteração antes ou durante esse processo.

O interessado deve ser orientado a respeito de que a apresentação do documento original físico digitalizado poderá ser solicitada pela Administração Pública, no interesse e a qualquer momento, a seu critério e até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, portanto, essa documentação deve ser mantida por ele.