Impressão de documento digital recebido para juntada a processo físico

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Para a impressão de documentos avulsos digitais recebidos, a serem anexados em processo físico, ou seja, não digital, tais como mensagem de correio eletrônico e seus anexos ou documento avulso recebidos em mídias removíveis, deverão ser observadas as seguintes orientações:

• A cópia produzida deverá ter, de forma explícita, informações de que se trata de cópia impressa, ser autenticada administrativamente, datada e ter elementos de identificação do documento original digital, a critério do órgão ou entidade, tais como: o identificador do documento, localização, nome do arquivo digital. Estas informações devem ser impressas na cópia, sem prejuízo da informação registrada, conforme modelo abaixo.

• O original digital deverá ser arquivado e mantido nos termos da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo aprovada pelo Conarq; e
  nem todo documento digital é passível de impressão em razão de funcionalidades que não são recuperadas em um documento impresso. Sendo assim, pode-se optar pela formação de processo híbrido, evitando-se a impressão do documento original digital.

Processos não digitais podem ser digitalizados no recebimento a fim de facilitar seu acesso por meio do sistema institucional. A anexação de documentos e despachos necessários será realizada no processo originalmente recebido, que será devolvido ao órgão ou entidade de origem no seu formato original.