Expedição

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Expedição

A expedição é a remessa de correspondência interna ou externa no âmbito da Administração Pública Federal.
A correspondência emitida pelo Ifes é considerada como oficial por se tratar exclusivamente das atividades da Instituição, portanto, o remetente sempre deverá ser uma unidade administrativa. Identificar somente o servidor no remetente de uma correspondência expressa seu caráter particular.

Correspondência Oficial Externa

A correspondência oficial externa deve ser acondicionada em envelope oficial com o Brasão da República e expedida pela empresa de Correios, devendo constar no envelope ou pacote as seguintes informações:

● Unidade (setor), órgão e endereço completo do remetente;
● Nome, cargo, órgão e setor, se for o caso, do destinatário;
● Declaração do conteúdo;
● Identificação do tipo de serviço postal desejado (AR, sedex, por exemplo).

O rastreamento de objeto externo expedido pode ser realizado de duas formas:

• - Por meio do site http://www.correios.com.br, digitando-se o código de 13 dígitos do objeto que foi emitido em seu registro; ou
  - Através do Sistema dos Correios (Sigepweb) utilizado pelo Ifes para as postagens de correspondências. Para isto deve-se acessar a guia PROCESSOS na página inicial do Sigepweb, optar por PESQUISAR OBJETO e preencher a opção de busca (ex.: nome do destinatário, número do objeto, número da LP, etc.). Caso se opte por buscar pelo número da Lista de Postagem (LP), o Sigepweb irá mostrar todos os destinatários daquela lista, em seguida deve-se selecionar a correspondência desejada e clicar em VISUALIZAR DETALHE DO OBJETO, assim o Sistema mostrará todos os detalhes da postagem.

Correspondência Oficial Interna

Aquela expedida entre campi, utilizando-se o malote, que é um serviço de coleta, transporte e entrega de correspondência pelos Correios. É um procedimento realizado pelo Protocolo ou unidade protocolizadora autorizada.

A correspondência oficial interna deve constar no envelope ou pacote, no mínimo, as seguintes informações:

● setor e campus do destinatário;
● setor e campus do remetente;
● declaração do conteúdo.

Todos os envelopes ou pacotes enviados por malote devem estar devidamente identificados, conforme modelo abaixo.

Orientações para o recebimento e para o envio do malote

Procedimento para o recebimento do malote:

A. conferir se o destinatário do cartão de endereçamento está correto;
B. conferir se o lacre do malote está inviolado;
C. caso esteja rompido ou na ausência do lacre, anotar no controle de recebimento dos Correios o fato e conferir imediatamente o conteúdo do malote;
D. abrir o malote e virar o cartão de endereçamento;
E. conferir se a Guia de Remessa de Malote (GRM) possui duas vias;
F. conferir o número do lacre e o número do malote;
G. conferir a documentação listada na GRM com o conteúdo do malote;
H. se faltar algum documento que esteja relacionado na GRM, fazer uma observação nas duas vias;
I. caso algum documento seja omitido na GRM, acrescentar o item nas duas vias;
J. após a conferência, atestar o recebimento através do nome legível ou, no caso de rubrica, utilizar carimbo com identificação funcional em todas as folhas de cada uma das vias;
K. arquivar a 1ª via e devolver a 2ª via para a unidade de origem do malote.

Passos para o fechamento de malote

1º Passo: Posicionar o malote com o lado do porta-cartão para cima;

2º Passo: Posicionar as argolas de fechamento de forma retilínea às casas (aberturas) formando um ângulo reto e introduzindo as argolas no reforço frontal do malote. Em seguida, abaixar o reforço traseiro sobre o frontal encaixando as argolas entre as casas (aberturas);

3º Passo: Introduzir a correia de fechamento externa (em couro) nas argolas;

4º Passo: Finalizando, colocar o lacre plástico específico através dos ilhós da correia.

OBSERVAÇÃO: O peso máximo das correspondências ou dos malotes é 30kg.