Inserção de documento ou peça de tamanho especial em processo

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Considera-se tamanho especial o documento que possui medidas destoantes do tamanho A4 que dificultem sua inserção dentro do limite espacial do processo.

Peça de tamanho reduzido

Para anexação de peças de tamanho reduzido (menor que A4 como, por exemplo, guia de depósito bancário, DARF, GRU), somente as pontas superiores do documento deverão ser coladas em uma folha de papel branco de tamanho A4, observando para não prejudicar informações constantes do verso, se houver. Deve-se apor o carimbo da numeração de peças no canto superior direito do documento, conforme modelo a seguir:

Peça de tamanho aumentado

Caso a peça de papel possua tamanho maior que o padrão, deve ser dobrada de forma que, em sua apresentação final, fique no formato A4. O documento deve receber uma única numeração sequencial de peça, conforme procedimento do item Numeração de folha.

Peça volumosa

Caso a peça não possa ser inserida no interior do processo por ser muito volumosa, independentemente do suporte (exemplo: documento encadernado ou em brochura), deve ser colocada em envelope que será preso ao processo por barbante ou cinta elástica. O anexo deve acompanhar toda a tramitação do processo.

Para garantir a integridade do anexo e segurança do documento, deve-se identificar o conteúdo no envelope, na frente, apondo os seguintes dados, conforme modelo:

a) o termo “anexo” conforme figura abaixo;
b) o número de registro do documento ao qual faz parte;
c) o título ou descrição do conteúdo;
d) o total de peças contidas no envelope, se for o caso.

Junto ao documento, no lugar onde deveria estar o anexo volumoso, deve ser colocado termo informando sua existência. Este termo deve receber a sequência numérica de peça e conter todas as informações de identificação registradas no envelope anexo.

OBSERVAÇÃO: O anexo será uma peça do processo mesmo podendo conter várias folhas.

Peça não perfurável

Para inclusão de documento com menor volume, e que não possa ser perfurado por ter suporte diferente do papel comum (exemplo: cd, fotografia), deve ser colocado em envelope no interior do processo. O envelope deve receber a numeração sequencial.

Da mesma forma que no caso de documento volumoso não perfurável, para garantir a integridade do anexo e segurança do documento, deve ser colocado no envelope as seguintes identificações de conteúdo:

a) o termo “anexo”;
b) o número de registro do documento ao qual faz parte;
c) o título ou descrição do conteúdo;
d) o total de peças contidas no envelope, se for o caso.

Folhas de papel termossensível não poderão se constituir em peças de processo, sendo substituídas por cópias autenticadas administrativamente.

OBSERVAÇÃO: Não existe cancelamento de processo.