Formação de volume – Encerramento e abertura de volume

• Imprimir

Formação de volume

O volume do processo físico deverá conter 200 peças no máximo.

Sempre que o limite de 199 peças foi atingido, a unidade organizacional deve solicitar ao Protocolo ou unidade protocolizadora autorizada, por meio de despacho, a necessidade de abertura de um novo volume. O volume anterior será encerrado com as peças que contiver.

É permitido dividir o documento a ser inserido com bom senso, ou seja, desde que a divisão não comprometa o entendimento do conteúdo do mesmo. Exemplo: Num determinado processo com 194 peças em que se deseja incluir um contrato com 20 folhas, não se deve dividir o documento colocando 5 folhas no 1º volume e 15 folhas no 2º volume. O procedimento correto é que o 1º volume contenha as 194 peças iniciais e colocar o referido contrato de 20 folhas em um novo volume. O “Termo de Encerramento” seria a folha nº 195 e o “Termo de Abertura” do 2º volume, a folha de nº 196, sendo o contrato as peças número 197 a 217.

As anotações da distribuição deverão ser feitas somente na capa do 1º volume até que não haja mais campo para seu preenchimento e só então deverão ser estendidas à capa do próximo volume, por ordem sequencial, mantendo-se a cronologia.

Procedimentos para o encerramento e a abertura de um novo volume:

a) A unidade administrativa que detectou o limite de folhas no processo irá informar a necessidade de encerramento e abertura de novo volume no final do processo;
b) ao se encerrar um volume, incluir o “Termo de Encerramento de Volume”, conforme modelo abaixo, e anexar no final do processo, devidamente numerado, sendo última folha do volume;
c) lavrar o "Termo de Abertura de Volume", conforme modelo abaixo, o qual será a primeira folha do novo volume, numerando-a e observando que a numeração das folhas obedecerá à sequência do volume anterior;
d) apor, na capa do volume, os dados registrados na capa do 1º volume, incluindo o número que indica o volume, utilizando numeral ordinal (por exemplo, 2º Volume), e a data de abertura do novo volume. Caso haja folha de rosto, esta deve conter todos os dados da folha de rosto do 1º volume;
e) registrar as operações de encerramento e de abertura do novo volume em sistema próprio.

OBSERVAÇÃO: O processo deve tramitar obrigatoriamente com todos os seus volumes juntos, portanto, um processo que tenha vários volumes jamais deve ser recebido fracionado.