Cópias de documento/processo do acervo

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O interessado ou seu representante legal poderá solicitar, a suas expensas, cópias reprográficas dos dados e documentos que integram processos no qual configure como interessado ressalvado os dados e documentos de terceiros protegidos por sigilo ou pelo direito à privacidade, à honra e à imagem. Para isto, deverá fazer uma solicitação por escrito à unidade detentora do documento ou, na ausência desta, à autoridade de nível hierárquico superior, para que seja anexada ao processo ou dossiê. Cabe à autoridade da unidade autorizar ou não, por escrito.

É direito de o requerente obter o inteiro teor da decisão de negativa de acesso.

A solicitação de cópia será feita em formulário para solicitação de cópia de documento ou processo e entregue na unidade protocolizadora. O procedimento para solicitar cópia de peças processuais pertencentes ao acervo do Ifes deve ser realizado de acordo com o estabelecido pela Portaria do Reitor nº 740/2012 do Ifes.

Se o solicitante for isento de pagamento, conforme legislação, deve apresentar o comprovante de isenção junto com o formulário de solicitação de cópia.

Nas situações em que a solicitação é realizada pela Administração Pública Federal, por órgão públicos que mantenham convênio com o Ifes para a troca de informações ou órgãos do Poder Judiciário ou do Ministério Público, o Protocolo ou unidade protocolizadora deverá localizar o documento no menor tempo possível, dentro do prazo máximo de 05 (cinco) dias úteis, não havendo a cobrança do ressarcimento das despesas.

Não serão atendidos pedidos genéricos de acesso à informação; desproporcionais ou desarrazoados; que exijam trabalhos adicionais de análise, interpretação ou consolidação de dados e informações, ou serviço de produção ou tratamento de dados que não seja de competência do Ifes.

O pedido de cópia deverá ser encaminhado à unidade onde o documento/processo estiver sendo analisado ou arquivado.

OBSERVAÇÃO: Não é permitida a saída de documento ou processo do arquivo para que o solicitante tire cópia.

Procedimentos para a cópia de documento ou processo
● localizar o documento/processo e encaminhar a solicitação para a unidade em que estiver sendo analisado, para que a autoridade competente determine o deferimento ou a negativa à solicitação;
● ao receber a resposta, entrar em contato com o interessado e comunicar-lhe a decisão. O prazo máximo para realização destes procedimentos é de 05 dias úteis;
● no caso de deferimento, deve-se:

a) contar o total de peças (incluindo-se capa e folha de rosto de processo, se houver) para cálculo do valor a ser pago;
b) emitir a Guia de Recolhimento da União (GRU), com o valor das cópias determinado pelo campus, para pagamento no Banco do Brasil;
c) aguardar a apresentação do comprovante do pagamento da GRU para realização das cópias;
d) providenciar as cópias no prazo máximo de 20 dias a contar da data de apresentação da GRU paga. Em todas as peças deve constar o carimbo “confere com o original” (utilizar carimbo “confere com o documento apresentado” caso o documento contido no processo não seja original);
e) comunicar o interessado sobre cópias prontas;
f) recolher a assinatura do solicitante no campo destinado ao comprovante de entrega das cópias do formulário de solicitação de cópia;
g) fazer a juntada do formulário de solicitação original, do comprovante de pagamento e a GRU (ou comprovante de isenção) e de cópia simples de procuração, se for o caso, ao documento ou processo, segundo os procedimentos de juntada por anexação de documentos avulsos a processo.

● no caso de indeferimento, deve-se:

a) providenciar a entrega de uma cópia da solicitação contendo a justificativa do indeferimento por escrito da autoridade competente;
b) recolher a assinatura do solicitante no campo destinado ao comprovante de entrega no formulário de solicitação de cópia;
c) fazer a juntada do formulário original, juntamente com a justificativa e cópia conferida administrativamente da procuração, se houver, ao documento ou processo, segundo os procedimentos de juntada por anexação de documentos avulsos a processo.