Organização de documentos na Fase Corrente

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A padronização dos métodos na organização e identificação dos documentos agiliza sua localização e contribui para a rapidez no acesso e recuperação de suas informações após seu arquivamento.

Os Arquivos Correntes ou Setoriais são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações e etc. Neles devem ser seguidos os padrões de organização estipulados por este manual.

Ao organizar os documentos nas unidades setoriais/corrente, quer seja em caixa arquivo, pasta A-Z, fichário ou qualquer unidade de acondicionamento adotada, estes devem ser identificados com os códigos correspondentes da classificação e ordenados adotando-se métodos específicos à sua natureza, que são:
● Alfabético: é o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME. Nesse método, as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, respeitada as normas gerais para a alfabetação;
● Geográfico: método utilizado quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL;
● Numérico: (simples ou cronológico): quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o NÚMERO. Pode ser simples ou cronológico.

- Método número Simples: constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética;
- Método número Cronológico: neste método, além da ordem numérica, tem-se de observar a data”.

O método adotado para a ordenação será definido de acordo com os critérios de busca, pois sua finalidade é a de facilitar o acesso ao documento, concedendo maior agilidade na recuperação da informação.

Observando-se as temporalidades atreladas às classificações dos documentos, deve-se estipular uma forma de organização que vise oferecer um controle de datas (por ano, por exemplo), com a qual se possa planejar as transferências e recolhimentos dos documentos que devem ser enviados ao Arquivo Intermediário/Permanente e a elaboração das Listagens de Eliminação no próprio Arquivo Corrente ou Arquivo Setorial, tendo assim uma rotina de organização do acervo com vistas ao não acúmulo de massa documental e à preservação da informação institucional.

Também é necessário que o setor tenha como rotina a organização física dos seus documentos, para que as atividades de eliminação, transferência e recolhimento, sejam realizadas sem que demande muito tempo e esforço da equipe.