Transferência dos documentos para o Arquivo Intermediário

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Transferência dos documentos para o Arquivo Intermediário

De acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTD) relativos às atividades-meio da Administração Pública e às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior, cada documento terá um prazo mínimo para permanecer na fase corrente. Só após expirar esse prazo deverá ser feita a transferência para o arquivo intermediário, lembrando que nem todos os documentos terão, necessariamente, que cumprir esse prazo. Existem documentos que poderão finalizar sua vida no próprio arquivo corrente sendo eliminado de acordo com as regras existentes.

O documento a ser transferido deve estar previamente analisado pelo setor, organizado, higienizado e acondicionado em caixas arquivo.

Os processos que estiverem apensados devem ser encaminhados com um despacho que solicite sua desapensação e arquivamento em cada um deles.

Para ser arquivado, todo processo deve conter, na última folha, o despacho de “arquive-se” assinado pela autoridade competente junto com a justificativa de encerramento do processo. A autoridade competente se encarregará de dar ciência ao interessado, caso haja, antes do arquivamento e responderá pelos prejuízos causados em caso de arquivamento indevido ou processo não solucionado.

OBSERVAÇÃO: O documento passará para a “custódia” do campus (ou Reitoria) no qual foi solicitado seu arquivamento, tornando-se responsável pela transferência ao arquivo intermediário ou eliminação, após cumprimento da fase corrente, a unidade administrativa que proferiu a decisão final com determinação de arquivamento, salvo disposição em contrário, prevista em legislação ou instrução normativa.

Para formalização do envio dos documentos é necessária a elaboração da Guia de Remessa Documental (GRD), que consiste num instrumento descritivo preenchido com os dados dos documentos que estão sendo transferidos para o arquivo intermediário.

O calendário para transferência de documentos compreende os meses de dezembro/janeiro e junho/julho. É facultativa a elaboração de um calendário específico para cada campus, de acordo com as suas necessidades e demandas.

O procedimento para envio da Guia de Remessa de Documentos (GRD) será realizado pelo SIPAC, da seguinte forma:

1. O servidor da unidade responsável pela transferência deverá cadastrar a GRD no SIPAC por meio da funcionalidade “Cadastrar Documento”;

2. Para preenchimento no Sipac, utilizar o tipo do documento “Guia de Remessa de Documentos – GRD”, classificação CONARQ “061.522 – TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS PARA O ARQUIVO INTERMEDIÁRIO”, selecionar a opção “Escrever Documento” e clicar em “CARREGAR MODELO”;

3. Adicionar como assinantes da GRD o servidor responsável pela transferência e o servidor responsável pelo recebimento dos documentos no arquivo;

4. Inserir como interessado no documento o setor detentor dos documentos que serão transferidos para o arquivo intermediário;

5. Encaminhar a GRD (via SIPAC) para a unidade responsável por receber os documentos transferidos;

6. O servidor responsável pelo recebimento, de posse dos documentos transferidos, deverá conferir os dados descritos na GRD e realizar quaisquer alterações, caso sejam necessárias, até que o formulário esteja conforme o conteúdo recebido;

7. Após realizadas as adequações, com a concordância das partes, ambos assinam o documento;

8. O servidor responsável pelo recebimento deverá arquivar em sua unidade a GRD assinada.

OBSERVAÇÃO: Os servidores da unidade responsável pelo envio dos documentos poderão, a qualquer tempo, consultar a GRD através da opção “Documentos Criados pela Unidade”.

Guia de remessa documental

A Guia de remessa documental (GRD) é o documento necessário para efetuar a transferência dos documentos do arquivo setorial (ou corrente) para o arquivo intermediário. Para tanto, deve-se preenchê-la da seguinte forma:

(1) “Campus/Setor”: identificação do campus e unidade organizacional (setor) ao qual pertencem os documentos a serem arquivados;

(2) “Identificação da Caixa”: campo destinado à identificação da caixa a ser arquivada, indicada por meio de numeração sequencial (exemplo: 0001/2012), por assunto (ex.: Cursos Realizados 2018), dentre outros;

(3) “Classificação”: código de classificação documental referente ao assunto do documento, que deverá ser consultado no Código de classificação e Tabela de temporalidade e destinação de documentos;

(4) “Processo/Assunto”: número de protocolo do documento e breve resumo do assunto. Caso a documentação não tenha número de protocolo, deve-se descrever de forma sucinta o assunto do documento (exemplo: Folhas de ponto de estagiários do Campus Colatina referentes a fevereiro/2008);

(5) “Quantidade/Observações”: observações e informações adicionais importantes, como discriminação de número de volumes de um processo, processos em anexo (necessário relacionar o número) ou partes em anexo (inclusive anexos em outros suportes, CD-ROMs, DVD-ROMs, fitas magnéticas, etc);

(6) “Data da transferência”: data de encaminhamento dos documentos para arquivamento;

(7) “Responsável pela remessa”: nome completo do servidor responsável por encaminhar os documentos para arquivamento;

(8) “Responsável pelo recebimento”: nome completo do servidor responsável por receber os documentos para arquivamento.

A Guia de Remessa Documental deverá ser assinada via SIPAC pelo servidor responsável pela remessa e pelo servidor responsável pelo recebimento conforme instruções indicadas anteriormente neste item.

O Arquivo (ou unidade responsável pelo arquivamento), ao receber a Guia de Remessa Documental (GRD), deve verificar os atendimentos aos critérios para envio de acordo com o seguinte check list: