Criada pela Portaria Nº 813/2020 e atualizada pela Portaria Nº 1022/2023, esta comissão foi criada pelo Conselho Superior através da Resolução Nº 55/2019, atualizada pela Resolução Nº26/2020 Art. 5º e tem como atribuições:

 

 

Sua composição definida atualmente pela Portaria Nº 1022/2023 contempla representantes da Reitoria (PROAD e PRODI), representantes das profissionais Arquivistas, da CPAD, da Área Documental dos Campi e representantes do Fórum de Registros Acadêmicos. 

 

Devido ao período vivenciado pela Pandemia do Novo Coronavirus, o COVID-19, a reunião inicial ocorreu via webconferência em 30 de abril, sendo os trabalhos realizados de maneira dinâmica e contínua pela web com a equipe através de grupos de trabalho.

A equipe tem trabalhado intensamente para a produção de instruções de uso do SIPAC e revisando o material já publicado. Além disso, tem atuado ativamente junto à DRTI para proposição de melhorias no sistema.

 

TUTORIAIS

1. TUTORIAL - ABERTURA, ADIÇÃO DE DOCUMENTOS E MOVIMENTAÇÃO DE PROCESSOS ELETRÔNICOS NO SIPAC - Atualizado em 03/07/2023 (Passo a passo dos procedimentos e orientações sobre os campos de preenchimento);
2. TUTORIAL PARA CADASTRAR DOCUMENTO ELETRÔNICO NO SIPAC - Atualizado em 03/07/2023 – (Passo a Passo para cadastrar um documento eletrônico fora de um processo no SIPAC, mais especificamento os Ofícios, que substituíram o Memorando);
3. TUTORIAL - PROCESSO HÍBRIDO CONVERTIDO PARA ELETRÔNICO - Atualizado em 08/04/2022 (Passo a passo para transformar um processo físico já cadastrado no SIPAC em processo eletrônico);
4. TUTORIAL SIPAC - PROCESSO ANTIGO CONVERTIDO PARA ELETRÔNICO- Atualizado em 03/07/2023 (Passo a passo para transformar um processo físico nunca cadastrado no SIPAC em processo eletrônico);
5. TUTORIAL SIPAC PARA ADICIONAR E ASSINAR DOCUMENTOS  EM PROCESSO - Atualizado em 03/07/2023 (Passo a passo do novo procedimento de assinatura de documentos);
6. TUTORIAL SIPAC PARA ASSINATURA DE EXTERNOS- Atualizado em 03/07/2023 (Passo a passo de cadastramento e assinatura de documentos para externos).
7. TUTORIAL - RECEBIMENTO E JUNTADA DE DOCUMENTO EM PROCESSO ELETRÔNICO- Atualizado em 03/07/2023
8. FLUXO DE CADASTRAMENTO E AUTORIZAÇÃO PARA ASSINATURA DE EXTERNOS - Atualizado em 04/07/2023
9. TUTORIAL PARA ARQUIVAMENTO E DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTO NA UNIDADE - Atualizado em 03/07/2023
10. TUTORIAL PARA ARQUIVAMENTO E DESARQUIVAMENTO DE PROCESSO NA UNIDADE - Atualizado em 03/07/2023
11. TUTORIAL PARA CADASTRO E ALTERAÇÃO DE OCORRÊNCIA - Atualizado em 03/07/2023
12. TUTORIAL PARA CADASTRO, ALTERAÇÃO E EXCLUSÃO DE MODELO NA UNIDADE - Atualizado em 03/07/2023
13. TUTORIAL PARA CANCELAMENTO E ALTERAÇÃO DE ENCAMINHAMENTO DE PROCESSO - Atualizado em 03/07/2023
14. TUTORIAL PARA CONSULTA DE PROCESSO POR USUÁRIO EXTERNO - Atualizado em 03/07/2023
15. TUTORIAL PARA DESAPENSAÇÃO DE PROCESSO - Atualizado em 03/07/2023
16. TUTORIAL PARA DESENTRANHAMENTO DE PROCESSO - Atualizado em 03/07/2023
17. TUTORIAL PARA DESMEMBRAMENTO DE PROCESSO - Atualizado em 03/07/2023
18. TUTORIAL PARA JUNTADA DE PROCESSOS POR ANEXAÇÃO - Atualizado em 03/07/2023
19. TUTORIAL PARA JUNTADA DE PROCESSOS POR APENSAÇÃO - Atualizado em 03/07/2023
20. TUTORIAL PARA RECUPERAÇÃO DE SENHA DE USUÁRIOS EXTERNOS - Atualizado em 03/07/2023

 

 

INSTRUMENTOS PARA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS

A classificação de documentos é obrigatória no ambiente SIPAC e tem por objetivo identificar os assuntos tratados nos documentos e auxiliar em questões arquivísticas como acesso, transferência, recolhimento, eliminação, e guarda permanente dos documentos e processos. Com o objetivo de auxiliar a atividade de classificação, disponibilizamos os seguintes materiais:

• Novo Código de classificação e Tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio- Atualizado em 06/07/2020
• Tabela de equivalência – instrumento que indica a correspondência dos códigos anteriormente utilizados com os códigos numéricos presentes na nova versão do Código de Classificação- Atualizado em 06/07/2020
• Relação de assuntos recorrentes no Ifes (atividades-meio) e seus respectivos códigos de classificação (classificação antiga x classificação atual) - Atualizado em 23/03/2021
• Código de classificação de documentos relativos às atividades-fim  - Atualizado em 21/10/2021
  
• Tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim- Atualizado em 06/07/2020
• Relação de assuntos recorrentes no Ifes (atividades-fim) e seus respectivos códigos de classificação - Atualizado em 21/10/2021