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Comissão Permanente de Gestão do Processo Eletrônico – CPGPE

Publicado: Quarta, 24 de Junho de 2020, 11h00 | Última atualização em Sexta, 31 de Julho de 2020, 08h12
Criada pela Portaria Nº 813/2020 e atualizada pela Portaria Nº 1150/2020, esta comissão foi Criada pelo Conselho Superior através da Resolução Nº 55/2019, atualizada pela Resolução Nº26/2020 Art. 5º e tem como atribuições:
 
  1. Instrução quanto às rotinas no SIPAC – Módulo de Protocolo e padronização da aplicação dos processos e documentos eletrônicos;
  2. Coordenação e orientação quanto ao processo de análise, avaliação e classificação documental do Ifes;
  3. Promoção da racionalização da produção documental junto às demais unidades organizacionais do Ifes;
  4. Elaborar e divulgar normas de produção, tramitação e armazenamento eletrônico dos documentos e processos administrativos;
  5. Indicar melhorias no SIPAC – Módulo de Protocolo para cumprimento de legislação.
 
Sua composição definida pela Portaria Nº 813/2020 contempla representantes da Reitoria (PROAD e PRODI), representantes das profissionais Arquivistas, da CPAD, da Área Documental dos Campi e representantes do Fórum de Registros Acadêmicos. 
 
Devido ao período vivenciado pela Pandemia do Novo Coronavirus, o COVID-19, a reunião inicial ocorreu via webconferência em 30 de abril, sendo os trabalhos realizados de maneira dinâmica e contínua pela web com a equipe através de grupos de trabalho.
A equipe tem trabalhado intensamente para a produção de instruções de uso do SIPAC e revisando o material já publicado. Além disso, tem atuado ativamente junto à DRTI para proposição de melhorias no sistema. Os tutoriais construídos e revisados encontram-se em anexo e suas descrições encontram-se abaixo:
 
  1. TUTORIAL - ABERTURA, ADIÇÃO DE DOCUMENTOS E MOVIMENTAÇÃO DE PROCESSOS ELETRÔNICOS NO SIPAC (Passo a passo dos procedimentos e orientações sobre os campos de preenchimento);
  2. TUTORIAL PARA CADASTRAR DOCUMENTO ELETRÔNICO NO SIPAC – (Passo a Passo para cadastrar um documento eletrônico fora de um processo no SIPAC, mais especificamento os Ofícios, que substituíram o Memorando);
  3. TUTORIAL PARA CADASTRAR DOCUMENTO ELETRÔNICO NO SIPAC - MEMORANDO ELETRÔNICO CIRCULAR (Passo a passo temporário somente até que o sistema seja atualizado e permita o envio de Ofício para grupos diversos);
  4. TUTORIAL - PROCESSO HÍBRIDO CONVERTIDO PARA ELETRÔNICO (Passo a passo para transformar um processo físico já cadastrado no SIPAC em processo eletrônico);
  5. TUTORIAL SIPAC - PROCESSO ANTIGO CONVERTIDO PARA ELETRÔNICO (Passo a passo para transformar um processo físico nunca cadastrado no SIPAC em processo eletrônico);
  6. TUTORIAL SIPAC PARA ASSINAR DOCUMENTOS  - NOVO PROCEDIMENTO (Passo a passo do novo procedimento de assinatura de documentos);
  7. TUTORIAL SIPAC PARA ASSINATURA DE EXTERNOS (Passo a passo de cadastramento e assinatura de documentos para externos).
 
INSTRUMENTOS PARA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS
 
A classificação de documentos é obrigatória no ambiente SIPAC e tem por objetivo identificar os assuntos tratados nos documentos e auxiliar em questões arquivísticas como acesso, transferência, recolhimento, eliminação, e guarda permanente dos documentos e processos.
 
Com o objetivo de auxiliar a atividade de classificação, disponibilizamos os seguintes materiais:
 
 
Para a comunidade do Ifes, a comissão está disponível para contato através do e-mail cpgpe.rei@ifes.edu.br
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