Criada pela Portaria Nº 813/2020 e atualizada pela Portaria Nº 1150/2020, esta comissão foi criada pelo Conselho Superior através da Resolução Nº 55/2019, atualizada pela Resolução Nº26/2020 Art. 5º e tem como atribuições:

 

 

Sua composição definida pela Portaria Nº 813/2020 contempla representantes da Reitoria (PROAD e PRODI), representantes das profissionais Arquivistas, da CPAD, da Área Documental dos Campi e representantes do Fórum de Registros Acadêmicos. 

 

Devido ao período vivenciado pela Pandemia do Novo Coronavirus, o COVID-19, a reunião inicial ocorreu via webconferência em 30 de abril, sendo os trabalhos realizados de maneira dinâmica e contínua pela web com a equipe através de grupos de trabalho.

A equipe tem trabalhado intensamente para a produção de instruções de uso do SIPAC e revisando o material já publicado. Além disso, tem atuado ativamente junto à DRTI para proposição de melhorias no sistema.

 

TUTORIAIS

1. TUTORIAL - ABERTURA, ADIÇÃO DE DOCUMENTOS E MOVIMENTAÇÃO DE PROCESSOS ELETRÔNICOS NO SIPAC - Atualizado em 10/08/2020 (Passo a passo dos procedimentos e orientações sobre os campos de preenchimento);
2. TUTORIAL PARA CADASTRAR DOCUMENTO ELETRÔNICO NO SIPAC - Atualizado em 10/08/2020 – (Passo a Passo para cadastrar um documento eletrônico fora de um processo no SIPAC, mais especificamento os Ofícios, que substituíram o Memorando);
3. TUTORIAL PARA CADASTRAR DOCUMENTO ELETRÔNICO NO SIPAC - MEMORANDO ELETRÔNICO CIRCULA - Atualizado em 10/08/2020 (Passo a passo temporário somente até que o sistema seja atualizado e permita o envio de Ofício para grupos diversos);
4. TUTORIAL - PROCESSO HÍBRIDO CONVERTIDO PARA ELETRÔNIC - Atualizado em 26/03/2021 (Passo a passo para transformar um processo físico já cadastrado no SIPAC em processo eletrônico);
5. TUTORIAL SIPAC - PROCESSO ANTIGO CONVERTIDO PARA ELETRÔNICO- Atualizado em 12/11/2021 (Passo a passo para transformar um processo físico nunca cadastrado no SIPAC em processo eletrônico);
6. TUTORIAL SIPAC PARA ASSINAR DOCUMENTOS  - NOVO PROCEDIMENTO - Atualizado em 06/07/2020 (Passo a passo do novo procedimento de assinatura de documentos);
7. TUTORIAL SIPAC PARA ASSINATURA DE EXTERNOS- Atualizado em 05/08/2021 (Passo a passo de cadastramento e assinatura de documentos para externos).
8. TUTORIAL - RECEBIMENTO E JUNTADA DE DOCUMENTO EM PROCESSO ELETRÔNICO- Atualizado em 10/08/2020
9. FLUXO PARA CADASTRAMENTO DE USUÁRIOS EXTERNOS PARA ASSINATURA NO SIPAC - Atualizado em 28/04/2021

INSTRUMENTOS PARA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS

A classificação de documentos é obrigatória no ambiente SIPAC e tem por objetivo identificar os assuntos tratados nos documentos e auxiliar em questões arquivísticas como acesso, transferência, recolhimento, eliminação, e guarda permanente dos documentos e processos. Com o objetivo de auxiliar a atividade de classificação, disponibilizamos os seguintes materiais:

• Novo Código de classificação e Tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio- Atualizado em 06/07/2020
• Tabela de equivalência – instrumento que indica a correspondência dos códigos anteriormente utilizados com os códigos numéricos presentes na nova versão do Código de Classificação- Atualizado em 06/07/2020
• Relação de assuntos recorrentes no Ifes (atividades-meio) e seus respectivos códigos de classificação (classificação antiga x classificação atual) - Atualizado em 23/03/2021
• Código de classificação de documentos relativos às atividades-fim  - Atualizado em 21/10/2021
  
• Tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim- Atualizado em 06/07/2020
• Relação de assuntos recorrentes no Ifes (atividades-fim) e seus respectivos códigos de classificação - Atualizado em 21/10/2021