Autuação de documento avulso para formação de processo

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A autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas do Ifes.

O processo pode ser iniciado pela unidade protocolizadora, quando existir, por solicitação da unidade administrativa, por meio de despacho da autoridade competente, ou por requerimento do interessado.

Nos processos digitais a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente no Sipac/Módulo Protocolo, desde que o procedimento seja monitorado pela unidade protocolizadora.

O processo deve ser formado, sempre que possível, por documento avulso original. No caso da necessidade de uso de cópia de documento não digital, devem ser observadas as orientações dispostas em Quanto à conversão de documentos não digitais em digitais.

Procedimentos adotados para a formação de processo:

a) usar as opções abrir, cadastrar ou autuar processo no Sipac/Módulo Protocolo, preenchendo todos os campos do sistema;

b) adicionar os documentos digitais de forma que os documentos integrantes do processo fiquem na sequência correta; e

c) quando a autuação ocorrer no Protocolo Geral, o processo deverá ser encaminhado para a unidade administrativa na qual será instruído, por meio do Sipac/Módulo Protocolo.

Numeração de folhas

Nos processos digitais não há necessidade de numeração de folha/página. Essa exigência é executada de forma automática e controlada pelo Sipac/Módulo Protocolo.

Encerramento e abertura de volumes

Para os processos digitais não é necessária a existência de volumes, ficando essa decisão a critério do Ifes, de acordo com sua conveniência. Considerando que o Sipac/Módulo Protocolo não possui funcionalidade automatizada para abertura e encerramento de volumes, tal procedimento não será adotado nos processos digitais do Ifes.