Recebimento de documento

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Procedimentos para recebimento de documentos avulsos ou processos:
a) verificar se o invólucro do documento, avulso ou processo, encontra-se íntegro. Havendo danos no invólucro, registrar o fato no ato do recebimento e comunicar imediatamente à autoridade competente;
b) separar os documentos, avulsos ou processos, em ostensivos ou restritos. Os documentos, avulsos ou processos, de caráter oficial sigiloso receberão tratamento de acordo com o estabelecido pela legislação em vigor;
c) identificar o documento, avulso ou processo, caracterizado como "Urgente", que precisa ser priorizado para fins de classificação, registro e distribuição;
d) Registrar o documento, avulso ou processo, no sistema institucional, conforme item Classificação e Registro deste Manual.
e) verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) ou de todos os volumes indicados e, caso não constem, comunicar ao remetente para que seja providenciado o envio dos itens que faltam;
f) Encaminhar o documento para o setor ou cargo indicado. Caso haja divergência entre o nome do destinatário e o atual ocupante do cargo, o documento deve ser encaminhado sempre ao titular do cargo ao qual é destinado.

Quando uma unidade protocolizadora receber um processo de outro órgão ou instituição, deverá registrar o número de origem do processo, rigorosamente inalterado, não sendo permitida a renumeração de processos e documentos no âmbito da Administração Pública Federal.