Classificação e Registro

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Classificação

Ao ser recebido na instituição, o documento, avulso ou processo, deve ser classificado quanto ao seu respectivo assunto, de acordo com os códigos de classificação relativos às atividades-meio das Instituições Federais e às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos).
Esses instrumentos de classificação, entre outros auxiliares estão disponíveis nas páginas da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e Comissão Permanente de Gerenciamento de Processo Eletrônico (CPGPE).

Registro

É a reprodução dos dados do documento, avulso ou processo, com a finalidade de controlar a movimentação deste e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.
O registro deverá contemplar as seguintes informações:

• identificação do documento por meio do NUP;
• remetente/interessado/representante legal;
• destinatário;
• especificações do documento como espécie/tipo, número e data de produção; identificador de que o documento é avulso ou processo; número de anexos e número de volumes; código de classificação e o respectivo descritor ou o assunto a que se refere o documento;
• data do encaminhamento;
• identificação do responsável pelo encaminhamento;
• data do recebimento;
• identificação do responsável pelo recebimento; e
• providências a serem implementadas, quando couber.