Digitalização de documento avulso para anexação a processo por uma unidade administrativa

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Os documentos físicos que necessitem compor um processo eletrônico poderão ser digitalizados para sua inclusão em processos digitais pela unidade que necessita dar andamento ao processo, portanto devem proceder conforme item Classificação e Registro.

A manutenção desses documentos físicos originais deverá ser realizada na forma de arquivamento físico na unidade em que foi digitalizado, juntamente com a capa impressa do processo eletrônico gerado pelo sistema. Estes documentos devem ser classificados com o mesmo código de classificação do assunto principal do processo e devem ser mantidos pela mesma lógica de temporalidade.

No caso em que o processo físico necessite ser juntado por anexação ou apensação a um processo eletrônico em andamento, o processo físico deverá, obrigatoriamente, ser digitalizado e capturado para o sistema Sipac e os procedimentos de juntada serão eletrônicos, sendo feita a devida anotação no processo físico. Após a digitalização, o processo físico ficará arquivado no setor solicitante da anexação ou apensação.