Reconstituição de processo ou de volume de processo

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Reconstituição de processo ou de volume de processo

O processo original que for extraviado ou destruído, no âmbito da Instituição, será reconstituído.

Ao ocorrer a perda ou extravio de processo, a autoridade competente do campus ou Reitoria deverá ser comunicada, cabendo a ela promover a apuração dos fatos, por meio de sindicância ou processo administrativo, e designar, formalmente, um servidor ou uma comissão para proceder à reconstituição do processo.

Portanto, a reconstituição de processo:

a) tem caráter excepcional;
b) não exclui procedimento administrativo destinado a apurar a responsabilidade do servidor detentor do processo no momento do extravio ou destruição.

Procedimentos para reconstituição de processo:

a) resgatar as informações e as cópias dos documentos que formavam o processo perdido, extraviado ou destruído, solicitando, quando necessário, que as unidades organizacionais por onde o processo tramitou disponibilizem cópias dos documentos de que dispuserem;
b) reunir os documentos obtidos durante a operação de reconstituição, encaminhando-os à unidade protocolizadora, para autuação, sendo atribuído ao processo formado um novo número (NUP), mantendo-se o número (NUP) anterior como referência;
c) lavrar o "Termo de Reconstituição de Processo", o qual será a folha inicial do processo reconstituído, devendo ser numerada, conforme modelo abaixo;
d) registrar em sistema próprio a operação de reconstituição de processo;
e) encaminhar o processo à autoridade administrativa que determinou a reconstituição, para que ele siga seu trâmite normal.

No caso de extravio ou destruição de volume de um processo, deverão ser seguidos os mesmos procedimentos descritos anteriormente, manter numeração de processo e lavrar-se “Termo de Reconstituição de Volume”, o qual será a primeira folha do volume reconstituído, devendo ser numerada, conforme link abaixo.

Se, no decorrer da reconstituição, for encontrado o processo/volume original, este deverá prosseguir seu andamento, e ser anexado a ele o processo/volume reconstituído, conforme os procedimentos descritos no item Juntada por Anexação.