Classificação de documentos

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É a análise e identificação do conteúdo dos documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual a informação será recuperada, atribuindo-se um código de classificação.

O Código de Classificação de Documentos é o esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da Instituição e da análise dos documentos de arquivo por ela produzidos, distribuindo estes documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos.

Os instrumentos que devem ser utilizados para a classificação dos documentos do Ifes são o Código de Classificação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal e o Código de Classificação de Documentos relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos). Esses instrumentos estão disponíveis na página da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD): Instituto Federal do Espírito Santo - CPAD (ifes.edu.br).

Para classificar um documento analógico (documento em suporte físico/ documento não digital) deve-se:

1. ler o documento, identificando o assunto principal de acordo com o seu conteúdo, ou seja, o objeto ao qual se refere;
2. localizar o assunto no Código de Classificação de Documentos;
3. Para documentos antigos (sem registro no SIPAC): anotar a lápis o respectivo código de classificação na primeira folha do documento ou capa do processo/dossiê.
    Para processos híbridos (com tramitação registrada no SIPAC): Os processos híbridos são classificados no momento de sua autuação no sistema, ao ser selecionado, no campo “assunto”, o código de classificação correspondente, que estará identificado na capa.

OBSERVAÇÃO: Independente da quantidade de processos, cada anexo deverá receber o mesmo código de classificação do processo correspondente.