Manual de Procedimentos de Protocolo e Arquivo para Documentos e Processos Físicos
O Instituto Federal do Espírito Santo (IFES) é uma instituição de ensino público na qual circula um volume considerável de documentos referentes às suas atividades. Esses documentos são utilizados para tomada de decisões, como fonte de consulta e informação, como prova de garantia e de direitos e para preservar a história e a cultura da Instituição e, por isso, necessitam de tratamento adequado.
Este manual foi elaborado para sistematizar e padronizar procedimentos administrativos relativos aos serviços de Protocolo e de Arquivo, que envolvem atividades de recebimento, classificação, registro, expedição, distribuição, controle da tramitação e autuação para documentos avulsos e processos não digitais, além de arquivamento, desarquivamento e empréstimo de documentos arquivados, sendo a fonte de orientação para essas atividades desempenhadas na Reitoria e nos Campi com o objetivo de alcançar segurança e eficácia da informação.
Destaca-se que, para a segurança da informação e para a localização rápida e efetiva dos documentos que circulam no Ifes, em ambos os casos, devem ser levados em consideração dois itens:
a) a qualidade das informações no ato do registro dos documentos e processos; e
b) a atualização das informações na tramitação destes.
O Manual, como ferramenta de trabalho, está estruturado em tópicos e dividido em duas partes: Procedimentos de Protocolo e Procedimentos de Arquivo, isto para que as unidades administrativas (setores) possam realizar as suas consultas de rotina para a efetiva utilização de todos os procedimentos nele estabelecidos.
Observação: Todos os modelos destacados neste manual foram padronizados e aprovados pela Assessoria de Comunicação Social e não podem ser alterados, somente personalizados, mediante prévia comunicação.
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