Publicado: Terça, 18 de Maio de 2021, 10h10 | Última atualização em Quinta, 31 de Agosto de 2023, 17h27

Como estratégia para a organização documental no Ifes, foi adotada a Teoria das Três Idades dos documentos, onde serão denominadas fases ou idades de acordo com a frequência e uso destes, abrangendo desde sua produção até sua destinação final, seja a guarda permanente ou eliminação:

	Denominação	Local de guarda	Frequência de consulta	Utilização	Obs:
1ª Fase ou Fase Corrente	Arquivo Setorial	Nas unidades administrativas (setores) do campus/Reitoria	Frequente	Servem aos fins para os quais foram criados	Os documentos aguardam o prazo de transferência para o arquivo intermediário
2ª Fase ou Fase Intermediária	Arquivo Intermediário	No arquivo intermediário localizado na unidade responsável pelas atividades de arquivo do campus/Reitoria	Baixa	Servem aos fins para os quais foram criados	Os documentos aguardam eliminação ou recolhimento para guarda permanente
3ª Fase ou Guarda Permanente	Arquivo Permanente	No arquivo permanente localizado na unidade responsável pelas atividades de arquivo do campus/Reitoria	Eventual	Para outros fins além daqueles para os quais foram criados (ex: histórico, pesquisa)	Esses documentos devem ser definitivamente preservados

Atualmente nem todos os campi possuem estrutura que disponha de arquivos bem separados, de acordo com as distintas fases de utilização dos documentos. Porém, é necessário entender o quê essas fases representam e, mesmo que os documentos estejam arquivados e cumprindo todas as fases num mesmo espaço, é possível executar as atividades arquivísticas de maneira satisfatória a partir dos recursos disponíveis.

Classificação de documentos

Arquivamento de documento em suporte físico

Organização de documentos na Fase Corrente

Etapas para a organização de documentos em suporte físico

Para pastas A-Z ou fichários

Para caixas arquivo - Espelhos de caixas de arquivo

Transferência dos documentos para o Arquivo Intermediário

Checklist para recebimento de documentos para arquivamento

Desarquivamento

Empréstimo de documento arquivado

Cópia de documento arquivado

Modelo de solicitação de cópia