Etapas para a organização de documentos em suporte físico

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O arquivamento representa a guarda do documento (avulso, processo ou dossiê) que tenha a cessação de sua tramitação, respaldado pelo recebimento da decisão final para a qual foi formado. Porém, para administrar os documentos que serão arquivados, é necessário organizá-los previamente:

1ª Etapa: Inspeção

Proceder a leitura do último despacho verificando se, de fato, o documento destina-se ao arquivamento ou se é necessário obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida. Para tanto, os documentos devem estar devidamente higienizados, de acordo com os seguintes critérios:

1. retirar clipes, alfinetes ou grampos de metal, que devem ser substituídos por grampos plásticos;
2. fazer uma perfuração uniforme e adequada;
3. deixar as folhas dobradas adequadamente, caso excedam o tamanho A4;
4. substituir folhas de fax e/ou papel termossensível por cópias autenticadas;
5. não colar papéis com fita plástica adesiva. A fita plástica adesiva deve ser substituída por cola plástica, e a colagem deve ser feita com tiras de papel branco, no verso do documento, para não prejudicar a leitura;
6. abrir novos volumes de processo, caso necessário, contendo no máximo 200 peças, conforme orientado no item “Formação de volume”;
7. realizar a separação física de processos anteriormente juntados por apensação, conforme orientado no item “Desapensação”;
8. rubricar e numerar todas as peças de um processo.

2ª Etapa: Análise

Caso o documento (avulso, processo ou dossiê) não tenha sido previamente classificado pelo setor produtor e/ou detentor ou pela unidade protocolizadora, a classificação ocorrerá nesta etapa. Desta forma, deve-se verificar se o documento está classificado de acordo com o Código de Classificação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal ou Código de Classificação de Documentos relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) e, caso a classificação esteja equivocada, realizar a correção, determinando sob qual código deve ser arquivado o documento, de acordo com o seu assunto principal (a anotação será realizada a lápis no documento, preferencialmente no canto superior direito).

Neste momento também se analisam os documentos e processos que tiveram seus andamentos indeferidos, suas solicitações negadas e outras situações as quais possam reduzir seu tempo de guarda, sendo assim, encaminhados para a constituição de uma listagem de eliminação e seu possível descarte.

3ª Etapa: Ordenação

É a etapa de organização interna das unidades de acondicionamento (caixas, pastas, etc). Nesta etapa deve-se reunir os documentos classificados sob um mesmo assunto (código de classificação), ou documentos classificados em assuntos diferentes, porém com o mesmo prazo de guarda, observando os métodos de arquivamento já descritos acima para a ordenação devida.

4ª Etapa: Arquivamento

Agrupar os documentos pelo mesmo código de classificação, mantendo a ordenação mais apropriada para o documento, podendo ser por ordem cronológica (ex: data de autuação); numérica (ex: número de processos); mensal (ex: pagamentos; ordem bancária); dentre outros. É aconselhável o registro do acervo em planilha, ou sistema eletrônico, que fornecerá a localização dos documentos armazenados naquele arquivo. Portanto, a escolha da ordenação é mais uma ferramenta para auxílio na recuperação da informação.

Para organização dos arquivos setoriais serão adotados identificadores para as unidades de acondicionamento, que devem conter as principais informações dos documentos armazenados, conforme modelos a seguir:

Para pastas A-Z ou fichários:

1. Logotipo da Instituição/Campus;
2. Número do código de classificação;
3. Nome do descritor do código, conforme Código de Classificação e Tabela de Temporalidade”;
4. Assunto específico (pode ser definido pelo setor);
5. Ano de produção do documento;
6. Número pertencente à pasta seguindo numeração sequencial (Ex.: Pasta 01, Pasta 02).

Para caixas arquivo – “Espelhos de caixas de arquivo”

O modelo padrão de espelho para caixa arquivo deve ser preenchido da seguinte forma:

1. “Nº da caixa”: número pertencente à caixa, seguindo numeração sequencial;
2. “Setor”: setor responsável pela determinação de arquivamento do(s) documento(s), onde foi proferida a decisão final e os documentos cumprirão prazo de arquivamento corrente;
3. “Código de classificação”: código(s) de classificação identificado(s) nos documentos/processos de acordo com a tabela de temporalidade;
4. “Assunto”: assunto(s) encontrado(s) nos documentos, considerando sua classificação correspondente no código de classificação;
5. “Prazo de guarda corrente”: Prazo definido pela tabela de temporalidade em que os documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente (arquivo setorial).
6. “Prazo de guarda intermediário”: Prazo definido pela tabela de temporalidade, em que os documentos deverão ser mantidos no arquivo intermediário ao fim do qual a destinação será efetivada.
7. “Destinação”: destino final dado aos documentos (guarda permanente ou eliminação) com base na avaliação e determinado na tabela de temporalidade.
8. “Data limite”: ano da produção do documento. Caso haja mais de um ano, colocar o intervalo de tempo de modo que fiquem identificados o ano do documento mais antigo e o do mais recente (ex: 2000-2005).

OBSERVAÇÃO: Deve-se ter o cuidado para não acondicionar documentos acima da capacidade da caixa e documentos que excedam ao padrão convencional, estes últimos devem ser acondicionados em embalagens adequadas às suas dimensões, devidamente identificadas.