Empréstimo de documento arquivado

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Empréstimo de documento arquivado

É a retirada temporária do documento (avulso, dossiê ou processo) do arquivo intermediário para atender solicitações das unidades organizacionais e necessidades da administração pública, com objetivo meramente consultivo.

OBSERVAÇÃO: Quando do empréstimo, for constatada a necessidade de continuidade de análise da matéria e, consequentemente, a retomada da tramitação, a unidade administrativa que solicitou o empréstimo deverá requerer o desarquivamento do documento.

A solicitação de empréstimo deverá ser enviada por correio eletrônico ao setor responsável pelo arquivamento. Esta solicitação deverá conter as informações que descrevem o documento (NUP, assunto, data, etc) ao qual se deseja consultar.

O setor de Arquivo (ou unidade responsável pelo arquivamento), ao receber a solicitação de empréstimo de documento, deve:

1. Localizar o documento ou processo;

2. Cadastrar a Ficha de Empréstimo de Documentos no SIPAC por meio da funcionalidade “Cadastrar Documento”;

3. Para preenchimento no SIPAC, utilizar o tipo de documento “Ficha de Empréstimo de Documentos”, classificação CONARQ “063.2 - EMPRÉSTIMOS DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS, BIBLIOGRÁFICOS E MUSEOLÓGICOS”, selecionar a opção “Escrever Documento” e clicar em “CARREGAR MODELO”;

4. Adicionar como assinantes da Ficha de Empréstimo o servidor solicitante e o servidor responsável pelo empréstimo (servidor do arquivo);

5. Inserir como interessado no documento o setor solicitante do empréstimo;

6. Movimentar a Ficha de Empréstimo para sua própria unidade (setor de arquivo ou unidade responsável pelo arquivamento);

7. Entregar o documento que será emprestado ao solicitante, mediante a assinatura da Ficha de Empréstimo;

8. Acompanhar o cumprimento do prazo de devolução, através dos meios de controle existentes no arquivo.

OBSERVAÇÃO: Durante a movimentação do documento emprestado, sua integridade será inviolável, não devendo ser aposto nenhum despacho, anexo, anotação, registro de tramitação em capa, correção ou qualquer ato que altere a característica de “meramente consultivo”.

Na devolução do documento, a unidade responsável pelo arquivamento deve:

1. Conferir a integralidade do documento;

2. Preencher o campo “Data da devolução” na Ficha de Empréstimo;

3. Assinar a Ficha de Empréstimo no SIPAC, atestando a devolução do documento;

4. Requisitar nova assinatura do servidor solicitante;

5. Dar recebimento e arquivar em sua unidade a Ficha de Empréstimo assinada por ambas as partes.

OBSERVAÇÃO: Não haverá empréstimo de documentos para pessoas externas à administração pública, exceto por determinação judicial.

O prazo de devolução dos documentos é de 15 (quinze) dias, a partir do recebimento do documento pelo solicitante. Para prorrogação deste prazo, por igual período, é necessário solicitar a renovação ao setor responsável pelo Arquivo. A quantidade de prorrogações pode ser indefinida, o fator determinante será a necessidade do solicitante.

A ficha de empréstimo de documento tem por finalidade controlar o prazo para devolução do documento, servindo também como indicador da frequência de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferência. O preenchimento deste formulário deve ser feito da seguinte forma:

(1) “Setor (Reitoria/campus)”: identificação da Reitoria ou do campus e unidade organizacional (setor) solicitante, de acordo com organograma geral do Ifes;

(2) “Nome do Solicitante”: nome completo do servidor solicitante do documento;

(3) “Descrição do documento”: dados que identifiquem o documento emprestado;

(4) “Número da Caixa”: número/identificação da caixa onde o documento a ser emprestado está arquivado;

(5) “Observação”: utilizar esse campo quando houver necessidade acrescentar alguma informação adicional sobre a documentação em questão;

(6) “Data da devolução”: data em que o documento deve ser devolvido (o prazo de devolução é de 15 dias a partir da data do recebimento do documento, podendo ser prorrogado, caso seja necessário);

(7) “Responsável pelo empréstimo”: nome completo do servidor responsável pelo empréstimo do documento.

A ficha de empréstimo deverá ser assinada via SIPAC pelo servidor solicitante e pelo servidor responsável pelo empréstimo, conforme instruções indicadas anteriormente neste item.

OBSERVAÇÃO: A reprodução de qualquer documento emprestado, caso haja necessidade, deve ser realizada de acordo com o item “CÓPIA DE DOCUMENTO ARQUIVADO”.