Processos de despesas de exercícios anteriores
1. DEFINIÇÃO
Consideram-se para fins de pagamento de despesas de exercícios anteriores, as vantagens pecuniárias relativas a pessoal (despesas de pessoal e de custeio) requeridas a pedido do servidor ou de ofício, não pagas no exercício de competência.
2. INFORMAÇÕES GERAIS
As despesas de exercícios anteriores são pagas por meio de processo administrativo.
Se utilizará, quando possível, o processo original da concessão ou do objeto original que ensejou o passivo, para efetuar o pagamento do valor devido de exercício anterior.
a) Para os valores devidos de exercícios anteriores relativos à concessão de aposentadoria, auxílio-transporte e auxílio-saúde deverão ser utilizadas somente as cópias dos processos.
Não deverá ser efetuada, de Ofício, a compensação de valores a restituir ao erário de valores devidos de exercícios anteriores.
a) Se o valor a restiuir for do mesmo objeto que o de exercício anterior e o interessado solicitar , o processo contendo o requerimento deverá ser encaminhado à Assessoria de Legislação e Normas de Pessoas da Reitoria para consulta e emissão de Parecer.
Valores de exercícios anteriores devidos ao interessado que veio a óbito serão parte do espólio do servidor e o procedimento para pagamento dos valores devidos está em elaboração.
A Coordenadoria de Pagamento da Reitoria é o setor competente para orientação às Unidades de Gestão de Pessoas quanto a elaboração da planilha de cálculo dos valores devidos.
3. DA PRESCRIÇÃO
Os valores de exercícios anteriores atendem à prescrição quinquenal de que trata o Decreto n° 20.910, de 6 de janeiro de 1932.
a) A análise da prescrição será devidamente fundamentada e documentada no processo administrativo do exercício anterior pela Procuradoria do Ifes.
4. DA CÓPIA DO PROCESSO DE EXERCÍCIO ANTERIOR
O servidor interessado têm acesso integral aos autos do processo eletrônico por meio do SIPAC.
A solicitação de cópia digital do processo, quando físico, deverá ser efetuada pelo interessado ou procurador legal, à Unidade de Gestão de Pessoas ou ao setor onde o processo estiver localizado.
a) A cópia deverá ser parcial se o processo possuir mais de um interessado, visando a proteção dos dados pessoais de terceiros.
5. DOS DOCUMENTOS ESTABELECIDOS PELA PORTARIA CONJUNTA n° 02/2012
De acordo com a Portaria Conjunta nº 02/2012, os processos de exercícios anteriores para serem cadastrados no SIAPE deverão conter, obrigatoriamente, os seguintes documentos:
a) Requerimento do servidor ou Ofício da administração de acordo com o disposto no art.110 da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990;
b) Documentos comprobatórios que amparam a concessão.
c) Planilha de cálculo;
i. Verifique como efetuar os cálculos para cada objeto.
d) Fichas financeiras relativas ao período devido;
e) Nota Técnica Conclusiva (disponível no SIPAC):
f) Termo de Reconhecimento de dívida;
g) Declaração de Beneficiário (disponível no SIPAC);
h) Parecer emitido pela Advocacia-Geral da União ou da Procuradoria-Geral Federal - AGU (para valores iguais ou superiores a R$ 70.000,00).
i) Parecer da Controladoria-Geral da União - CGU, conforme disposto na IN/TCU nº 55/2007, alterada pela IN/TCU nº 64/2010, nos atos envolvendo revisão de aposentadoria, concessão de pensão civil, revisão de pensão civil, diferença de proventos ou concessão de proventos.
6. DOS DOCUMENTOS ESTABELECIDOS PELA DRGP
Além dos documentos elencados pela Portaria Conjunta, os processos de exercícios anteriores deverão conter os seguintes documentos:
a) Cópia do Relatório de Posicionamento na carreira do servidor.
i. Este relatório deve ser elaborado desde a concessão.
b) Documentos para processo de concessão de Reconhecimentos de Saberes e Competências (RSC) elencados no Memorando Circular DGP nº 004-2015.
7. DA TRAMITAÇÃO
Os processos de pagamentos de exercícios anteriores serão tramitados à DRGP contendo todas as documentações elencados na Portaria Conjunta nº 02/2012 e nas orientações da DRGP.
Os processos de exercícios anteriores obedecerão o seguinte fluxo:
a) Fluxo
Qualquer instância administrativa, pertencente ao fluxo, poderá restituir ou tramitar o processo aos setores de origem para atendimento às normas e, ou esclarecimentos.
Os processos de exercícios anteriores de Gratificação por Encargo de Curso e Concursos tramitam em fluxos específicos (consulte este assunto no Manual do Servidor).
8. DO CADASTRO, AUTORIZAÇÃO E DESBLOQUEIO NO SIAPE
Os processos de valores de exercícios anteriores deverão ser cadastrados, autorizados e desbloqueados no Módulo de Exercício Anterior, no SIAPE, para que ocorra a quitação.
a) O valor devido, de exercício anterior, se configura “objeto de pagamento” no cadastro no SIAPE.
i. Cada objeto é identificado por um código numérico ao ser cadastrado no SIAPE (ver Tabela de objetos).
As Unidades de gestão de Pessoas são responsáveis pelo cadastramento do processo no SIAPE.
a) A inclusão deverá ser realizada na matrícula do cargo no qual o valor é devido.
O SIAPE não permite cadastro de processos cujos objetos e períodos sejam coincidentes.
a) Quando um processo estiver quitado e outro devido coincidir em período e objeto, o cadastramento do valor devido será efetuado pelo procedimento PAGAMENTO POR DIFERENÇA (ver no final da página).
b) Quando ambos os processos não tiverem sido quitados, será efetuada pelo procedimento de UNIÃO DOS VALORES DEVIDOS (ver no final da página).
Valores de exercícios anteriores devidos para pensionistas são cadastrados na matrícula do instituidor.
a) Caso exista mais de um pensionista, o valor do exercício anterior a ser pago, deverá ser particionado conforme percentual da pensão estabelecido para cada um.
A Diretoria de Gestão de Pessoas é responsável pela autorização e desbloqueio de processos cujos valores devidos são menores que R$ 30.000,00
A Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional é responsável pela autorização e desbloqueio de processos cujos valores são iguais e maiores que R$ 30.000,00
Os processos cujos valores superem R$ 70.000,00, necessitam de emissão de parecer da Procuradoria do Ifes.
a) O Parecer é solicitado pela Diretoria de Gestão de Pessoas.
Os processos de exercícios anteriores para serem autorizados e desbloqueados deverão ter sua dívida reconhecida formalmente pelo Reitor (Termo de Reconhecimento de Dívida).
9. DA CONSULTA PROCESSUAL
O servidor interessado poderá acompanhar toda a tramitação por meio do SIPAC (processos eletrônicos).
a) O acompanhamento da tramitação e situação de processos físicos será efetuado por meio de consulta, por correio eletrônico, ao setor onde se encontra o processo.
i. Caso o interessado desconheça a localização do processo, deverá contatar primariamente a Unidade de Gestão de Pessoas do seu campus.
A consulta da situação processual dos processos que estão em "acompanhamento da liquidação", deverá ser efetuada no SIAPE (ver no final da página) pela Unidade de Gestão de Pessoas, onde o processo se localiza.
10. DA QUITAÇÃO
A quitação dos processos de exercícios anteriores são efetuados pela União e são regulados pela Portaria Conjunta SOF/SEGEP/MP nº 2, de 30 de novembro de 2012 e apresentam as seguintes previsões para pagamento:
a) Para valores menores que R$ 5.000,00, o pagamento ocorre a qualquer tempo.
b) Para valores maiores que R$ 5.000,00 não há previsão.
O servidor requerente, se desejar, poderá abrir mão do valor que ultrapasse o limite de R$ 5.000,00 para impor celeridade à quitação do valor.
a) O servidor requerente deverá entregar declaração discriminando em moeda vigente o quanto deseja reduzir no valor do processo até o limite de R$ 5.000,00.
Os valores de exercícios anteriores pagos em via administrativa não se submetem à correção monetária.
Após autorizados e desbloqueados, os processos serão encaminhados às Unidades de Gestão de Pessoas para acompanhamento da liquidação e posterior arquivamento após a quitação.
a) Os processos de pagamentos de exercícios anteriores de Gratificação por Encargo de Curso e Concurso são encaminhados para acompanhamento de liquidação e posterior arquivamento na Coordenadoria de Pagamento de Pessoas da Reitoria.
Os objetos de pagamento quitados cujos valores são base contributiva da Contribuição previdenciária, deverão ser submetidos ao procedimento de análise e distribuição da CPSS utilizando a planilha CPSS_DIST._EX._ANT.
11. DO AJUIZAMENTO, DESATIVAÇÃO, ARQUIVAMENTO E REATIVAÇÃO
A solicitação de pagamento de valor de exercício anterior somente tramitará por uma instância (jurídica ou administrativa).
a) Os processos administrativos para pagamento despesas de exercício anteriores deverão ser desativados e arquivados quando ocorrer ajuizamento do objeto de pagamento;
b) É dever do servidor requerente informar por escrito à Unidade de Gestão de Pessoas de seu campus que ajuizou ação para receber o valor de exercício anterior devido;
c) É dever da Unidade de Gestão de Pessoas proceder na desativação do processo no SIAPE e arquivamento do mesmo.
Para reativar o processo na via administrativa, o servidor interessado deverá comprovar, por meio de documentos emitidos pela vara judicial na qual ajuizou o objeto, a desistência da ação judicial.
a) O interessado deverá assinar nova Declaração de Beneficiário e esta ser anexada ao processo.
12. DOS PROCEDIMENTOS
a) Cadastro de processo de exercício anterior
e) Pagamento por Diferença - Conflito entre processo quitado e o atual - SIAPE impede inclusão.
f) União de valores - Pagamento de valores de mesmo objetos em processos distintos que possuem períodos coincidentes.
g) Desbloqueio e bloqueio - Processo deverá ser encaminhado à DRGP com a solicitação.
h) Autorização e desautorização - Processo deverá ser encaminhado à DRGP com a solicitação.
j) Consulta processual no SIAPE
13. FUNDAMENTAÇÃO
Tira dúvidas do Governo Federal - pagamentos de despesas de exercícios anteriores do Governo Federal
Nota Técnica MP nº 14.681/2017 - Desistência/renúncia parcial de exercícios anteriores referentes à gratificação de desempenho com vistas a enquadrar o valor do crédito ao limite previsto no art. 10 da Portaria Conjunta nº 2/2012
Parecer 1.081/2017 - É juridicamente viável a renúncia a valor pecuniário (direito disponível), nos termos do art. 51 da Lei de Processo Administrativo Federal, a fim de adequar o benefício administrativamente reconhecido ao servidor público ao limite previsto no art. 10, da Portaria Conjunta nº. 02, de 2012, de modo a permitir que o pagamento se dê pelo procedimento ali previsto.
Decreto nº 20.910/1932 - Prescrição quinquenal
Portaria Conjunta SOF/SEGEP/MP nº 2/2012 - O pagamento de vantagens concedidas administrativamente classificadas como despesas de exercícios anteriores relativas a pessoal, no âmbito do Sistema de Pessoal Civil da União - SIPEC, passa a ser regulamentado por esta Portaria Conjunta.
Memorando Circular DGP Nº 14/2015 - observância de Prazos e processos de Exercício Anterior.
Memorando Circular DGP nº 004/2015 - Padronização de Exercícios Anteriores de RSC.
Memorando Circular DGP nº 006/2018 - Alteração de procedimentos relacionados ao pagamento de despesas de exercícios anteriores.
Memorando Circular DGP nº 007/2018 - Alteração de tramitação processual_CGGP para a DRGP e suas Coordenadorias.
Memorando Circular DGP nº 007/2018 - Anexo - Alteração de tramitação processual_CGGP para a DRGP e suas Coordenadorias
Memorando Circular DGP nº 009-2018 - Novo modelo de Declaração do Beneficiários (exercícios anteriores).
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