Manual de Procedimentos de Protocolo para Documentos Digitais e Processos Eletrônicos
O Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes) é uma instituição de ensino público na qual circula um volume considerável de documentos referentes às suas atividades e que necessitam de tratamento. Esses documentos são utilizados para tomada de decisões, como fonte de consulta e informação, como prova de garantia e de direitos e para preservar a história e a cultura da Instituição.
Este manual foi elaborado para sistematizar e padronizar procedimentos administrativos relativos aos serviços de Protocolo e de Arquivo, realizados em meio eletrônico, e será uma fonte de informação para as atividades desempenhadas na Reitoria e nos Campi com o objetivo de alcançar segurança e eficácia da informação.
Destaca-se que, para a segurança da informação e para a localização rápida e efetiva dos documentos que circulam no Ifes, devem ser levados em consideração dois itens:
- qualidade das informações no ato do registro dos documentos e processos; e
- atualização das informações na tramitação destes.
O manual online, como ferramenta de trabalho, está estruturado em tópicos. O Ifes recomenda que o endereço deste manual online seja salvo como atalho na área de trabalho para que todas as unidades organizacionais possam realizar consultas de rotina para a efetiva utilização dos procedimentos estabelecidos.
Os servidores e demais usuários deverão respeitar princípios éticos para o tratamento dos documentos, mantendo absoluta discrição com relação às informações neles contidas e observar a legislação em vigor no que se refere ao tratamento técnico de documentos classificados como restritos ou sigilosos.
Este manual é uma adaptação da Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.
Para mais informações sobre processos e documentos eletrônicos e instruções de uso do Sipac/Módulo Protocolo, acesse: https://prodi.ifes.edu.br/2017-08-01-12-30-45/cpgpe
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