Transmissão centralizada em uma unidade de protocolo/protocolizadora

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No caso de transmissão centralizada em uma unidade de protocolo/protocolizadora, por meio de sistemas integrados ou correio eletrônico, devem ser seguidos os procedimentos abaixo:

1. verificar se o documento, avulso ou processo, destina-se ao Ifes, independentemente de o destinatário ser ou não ocupante do cargo indicado. Havendo solicitação de confirmação de recebimento, esta deverá ser feita por meio do sistema de transmissão, com registro da data e do responsável pelo recebimento. Caso o mesmo não se destine ao Ifes, comunicar o equívoco ao remetente;

2. separar os documentos avulsos de caráter oficial daqueles de caráter particular. Os de caráter particular seguirão os procedimentos determinados pelo Ifes;

3. separar os documentos, avulsos ou processos, de caráter oficial em ostensivos ou restritos ou sigilosos. Os documentos, avulsos ou processos, de caráter oficial sigiloso receberão tratamento de acordo com o estabelecido pela legislação em vigor;

4. Identificar o documento, avulso ou processo, caracterizado como “Urgente”, que precisa ser priorizado para fins de classificação, registro e distribuição;

5. verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e verificar a integridade dos arquivos recebidos. Havendo perda ou corrupção de dados, comunicar ao remetente para que seja providenciado novo envio;

6. verificar se o documento avulso será objeto de autuação ou não, conforme regulamentação interna do Ifes. Em caso afirmativo, proceder conforme orientado em Autuação de documento avulso para formação de processo;

7. classificar o documento, avulso ou processo, quanto ao seu respectivo assunto, de acordo com os Códigos de Classificação relativos às atividades-meio das Instituições Federais e às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos). Estes instrumentos e demais materiais de apoio à classificação de documentos estão disponíveis na página da Comissão Permanente de Gerenciamento de Processos Eletrônicos (CPGPE): https://prodi.ifes.edu.br/2017-08-01-12-30-45/cpgpe; e

8. registrar o documento, avulso ou processo, no Sipac/Módulo Protocolo ou excepcionalmente em formulário, no qual constarão os seguintes dados identificadores:

● a espécie/tipo do documento;
● o número e a data de produção do documento;
● a data de recebimento do documento;
● o identificador de que o documento é avulso ou processo;
● o Número Único de Protocolo (NUP);
● o número de anexo(s);
● o número de volume(s);
● o código de classificação e seu respectivo descritor ou o assunto a que se refere o documento;
● o remetente/interessado/representante legal; e
● o destinatário.