Controle da tramitação

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Tramitação é toda movimentação de documento, avulso ou processo, ocorrida interna ou externamente no Ifes.

Toda tramitação de processo deve ser registrada no Protocolo ou unidade protocolizadora, com isso, haverá um controle da movimentação visando a pronta prestação de informação sobre sua localização. Portanto, é vedada a tramitação de documento, avulso ou processo, sem o respectivo registro no instrumento de encaminhamento e de controle da tramitação, disponíveis em sistema informatizado ou, excepcionalmente, em formulário.

Para registro dessa tramitação, devem ser anotadas na capa do processo, de forma legível, as informações referentes ao setor e campus de destino e data do envio.

Se a unidade recebedora constatar alguma falha de procedimento de autuação (inclusão de documentos que não se apliquem ao processo ou anexo indevido, por exemplo), o processo deverá ser encaminhado para diligência à unidade protocolizadora, via despacho, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas conforme itens Exigência e Diligência.

Não se deve reter ou movimentar processo com falhas ou incorreções na tramitação. Quando o erro for detectado, o processo deverá ser devolvido à unidade remetente para correção, em caráter de urgência, a fim de não causar prejuízo à tomada de decisão.

Não se deve retirar, danificar, grampear, colar papéis inapropriados no processo, em qualquer momento de sua tramitação, bem como em sua capa. A retirada de folha ou peça do processo só deve ser realizada pela unidade protocolizadora, que irá proceder conforme determinado por este manual no item Retirada de Peça do Processo.

A cópia de processo administrativo não tem valor legal e não pode tramitar como se fosse o original. Quando houver necessidade de se reproduzir algum processo, deve-se usar o carimbo que o identifique como “cópia”.

OBSERVAÇÃO: Não se tramita processo dentro de envelope, exceto no caso de correspondência a ser expedida ou de documento com classificação de restrição de acesso (nesse caso, deve ser tratado somente pela pessoa credenciada na instituição conforme legislação vigente).

Nos casos de tramitação externa de processos através de correspondência expedida, deve-se constar no envelope o número do processo para ser feito o controle de movimentação pela unidade protocolizadora e serão tratados conforme descrito no item Expedição.