A seguir apresentamos as dúvidas frequentes quanto ao uso do Sipac e suas respectivas respostas. 

1. Quem é o usuário interno do Sipac?

Importante destacar que somente poderão assinar documentos eletronicamente no Sipac os servidores públicos em exercício no Ifes, alunos matriculados, terceirizados com contrato vigente e usuários externos à Instituição, previamente cadastrados e autorizados (Resolução CS Nº 26/2020 que altera a Resolução CS Nº 55/2019).

2. Quem pode ser cadastrado como assinante externo no Sipac?

Considera-se usuário externo toda pessoa física ou jurídica devidamente credenciada pelo Ifes que necessite acessar o Sistema de Integrado de Gestão de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac) exclusivamente para assinatura de documentos nato digitais, não se enquadrando na categoria de usuário interno.

Para mais informações quanto à solicitação e liberação de assinantes externos, acesse o Fluxo de cadastramento e autorização para assinatura de externos

3. Quem é o interessado no documento ou processo?

O interessado é a parte (pessoa física ou jurídica) envolvida diretamente no processo ou documento, que tem ligação com a demanda requisitada e que será afetada, positiva ou negativamente, com a decisão final. O SIPAC permite adicionar os "interessados" de um processo ou documento avulso, podendo ser: servidores, alunos, credores e unidades que são previamente cadastrados em sua base de dados.

• Servidores: Servidores do Ifes identificados pelo nome e matrícula SIAPE;
• Alunos: Discentes identificados pelo nome e matrícula;
• Credores: Pessoas Físicas ou Jurídicas que são partes em processos de compras, pagamentos e similares;
• Unidades: Setores de todos os campi do Ifes;
• Outros: Usuários externos e demais interessados que não se adequem às categorias listadas acima.

É possível adicionar um ou mais interessados, que serão notificados automaticamente por e-mail sobre atualizações no processo/documento, caso esta opção seja selecionada no momento do cadastro do processo/documento.

De acordo com a Lei nº 9.784/1999, que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal, são legitimados como interessados no processo administrativo:

I - pessoas físicas ou jurídicas que o iniciem como titulares de direitos ou interesses individuais ou no exercício do direito de representação;

II - aqueles que, sem terem iniciado o processo, têm direitos ou interesses que possam ser afetados pela decisão a ser adotada;

III - as organizações e associações representativas, no tocante a direitos e interesses coletivos;

IV - as pessoas ou as associações legalmente constituídas quanto a direitos ou interesses difusos.

Segundo esta Lei, são considerados capazes, para fins de processo administrativo, os maiores de dezoito anos, ressalvada previsão especial em ato normativo próprio.

IMPORTANTE: Menores de idade não podem ser inseridos como interessados em processo. Neste caso, um dos pais ou o responsável legal deverá ser inserido como interessado, utilizando a opção de categoria “Outros”.

4. Quais os tipos de assinatura de documentos no Sipac?

No Sipac existem dois tipos de assinatura de documentos:

I) assinatura de autoria do documento: Quando o documento é redigido no editor de textos (opção “Escrever Documento”). Essa assinatura é adicionada no corpo do documento e é considerada válida somente no meio eletrônico;

II) assinatura de autenticidade da inclusão: Quando o documento é incluído digitalmente (opção “Anexar Documento Digital”). Esse procedimento gera uma folha adicional de assinatura (equivalente ao antigo carimbo de paginação e rubrica), não sendo válida como assinatura de autoria. Esta assinatura atesta apenas quem foi o responsável por inserir o documento e sinalizar o tipo de conferência (original, cópia simples ou cópia autenticada em cartório) no sistema.

5. Qual é o padrão para inserção de documentos no Sipac?

De acordo com a Resolução Ifes CS nº 55/2019, o formato padrão para inserção de documentos textuais no Sipac é o PDF/A.

O PDF/A é um formato de arquivo derivado do PDF, com restrições e algumas pequenas adições que tornam um PDF confiável e adequado para armazenamento e leitura por longos períodos de tempo, desta forma é adequado para arquivamento de longo prazo de documentos eletrônicos. Os arquivos no formato PDF/A garantem o acesso aos arquivos independentemente de plataforma, sistema operacional ou mídia. É o formato recomendado pelo Governo Federal para documentos textuais.

Os documentos em papel precisam ser digitalizados e devem ser configurados no formato PDF/A, resolução mínima de 300 dpi, escala de cinza (excepcionalmente, em preto-e-branco ou colorido).

Caso os documentos já estejam em formato digital (pdf comum), sugerimos que seja realizada a conversão para o formato pdf/a. Para acessar o Tutorial com o passo a passo da conversão de documentos digitais  para o formato pdf/a clique aqui.

6. O que é a natureza de um documento ou processo (ostensivo/restrito)?

Com a publicação da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de acesso à Informação) tornou-se ainda mais notória a necessidade de transparência na Administração Pública.

Desta forma, é obrigatório que o cidadão tenha acesso aos atos administrativos, contribuindo para o aumento do controle social. Assim, temos o acesso à informação pública como regra geral e a restrição como exceção.

Documentos ostensivos são aqueles que podem ser de conhecimento geral, do público interno e externo. Ou seja, como documento público, estará disponível para a consulta por parte de qualquer cidadão.

Documentos restritos são aqueles que, devido à natureza de suas informações, não devem ser acessados por qualquer pessoa (informação pessoal, sigilo fiscal, proteção de propriedade intelectual, etc).

IMPORTANTE: para restringir um documento no Sipac, é necessário identificar qual hipótese legal atendida pela restrição.

Ao inserir os dados gerais de processos eletrônicos no Sipac, considere-os prioritariamente como OSTENSIVOS (regra). Caso o processo contenha documentos com dados pessoais como número de documentos, endereço, número de telefone, e-mail pessoal ou informações médicas, esses documentos devem ser cadastrados como RESTRITOS (natureza do documento).

Assim, o conteúdo do processo ficará visível a qualquer cidadão que consultá-lo no Sipac, mas não será possível visualizar especificamente os documentos com informações restritas. A visualização desses documentos será permitida apenas aos setores/unidades por onde os processos tramitarem para análise.

Por padrão, apenas a chefia da unidade pode visualizar os documentos restritos, sendo que essa pode gerenciar o acesso restrito na Mesa Virtual e, desta forma, autorizar o acesso para sua equipe, conforme julgar conveniente.

A classificação de documentos consiste em atribuir um código numérico específico ao documento ou processo de acordo com o assunto nele abordado. No Ifes esta classificação é baseada no Código de classificação das atividades-meio/suporte da Administração Pública Federal e no Código de classificação das atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior.

“Classificação Conarq” é um campo obrigatório do Sipac, assim, todos os documentos e processos produzidos no sistema precisam obrigatoriamente ter um código de classificação atribuído, conforme o seu respectivo assunto.

IMPORTANTE: o código de classificação está atrelado ao assunto do documento e não necessariamente ao tipo documental. Por exemplo, para classificar um ofício, primeiro é preciso identificar qual o assunto tratado neste tipo documental (se irá tratar de uma designação de função, solicitação de alteração de férias, substituição de chefia etc).

A classificação tem por objetivo auxiliar em questões arquivísticas como acesso, transferência, recolhimento, eliminação, e guarda permanente dos documentos e processos. A classificação incorreta de um documento pode afetar seu prazo de guarda e sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Um documento pode ser eliminado indevidamente ou antes do prazo, ou ainda, ao contrário, ser guardado permanentemente ou por mais tempo que o necessário. Ambos os casos ocasionam diferentes prejuízos à instituição.

Os documentos referentes às atividades-fim são aqueles que estão diretamente relacionadas à realização dos objetivos do Ifes, que envolvem pesquisa, ensino, extensão e assistência estudantil (Ata de Defesa de Trabalho de Conclusão de Curso de Graduação, cadastro em evento de extensão, por exemplo).

As atividades-meio são aquelas que dão suporte para a realização das atividades-fim (documentos que envolvem a gestão de recursos humanos, patrimoniais, materiais, financeiros, por exemplo).

9. Como utilizar o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade?

Para utilizar corretamente o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade, siga os seguintes passos:

1. Identificar o tipo de documento através da análise de seu conteúdo, considerando sua função e atividade.

2. Consultar o Código de Classificação de Documentos, que estão agrupados por assunto, para encontrar a categoria correspondente.

Exemplos:

O Exemplo 2 demonstra como alguns códigos podem ter assuntos muito genéricos, exigindo uma análise mais detalhada para classificá-los em um código específico de nível baixo desses descritores principais.

Observação: A CPGPE disponibilizou os códigos dos assuntos mais recorrentes das atividades-meio (utilizamos somente os listados na coluna "CÓDIGO 2024 - atual") e das atividades-fim.

Clique aqui para acessar:

Assuntos recorrentes atividades-meio

Assuntos recorrentes atividades-fim

Os documentos avulsos e processos que já tenham sido cadastrados no Sipac não podem ser cancelados.

Caso algum documento avulso ou processo tenha sido cadastrado incorretamente e não seja possível sua alteração, o procedimento correto é realizar o seu arquivamento, incluindo a justificativa.

Para verificar como realizar o arquivamento de documentos avulsos e processos, acesse: 

• Tutorial para arquivamento e desarquivamento de documento
• Tutorial para arquivamento de desarquivamento de processo

Caso haja necessidade, devido a algum equívoco no momento do envio, é possível realizar a alteração e o cancelamento da movimentação de processos.

IMPORTANTE: Não é possível cancelar a primeira movimentação de um processo. Neste caso, somente é permitido alterar esta primeira movimentação, substituindo a unidade de destino.

Diferente dos documentos avulsos que podem ser enviados para sua própria unidade, os processos devem ser, obrigatoriamente, movimentados para uma unidade diferente da sua.

Para verificar como realizar a alteração e cancelamento de movimentação de processos e documentos, acesse:

• Tutorial para cancelamento e alteração de encaminhamento de processo
• Tutorial para cancelamento e alteração de encaminhamento de documento

 12. É possível cadastrar modelos de documentos (templates) para utilização no Sipac?

A opção “CARREGAR MODELO” apresentará um modelo de uso geral para todo o Ifes. Estes modelos gerais são cadastrados pela Comissão Permanente de Gestão de Processos Eletrônicos - CPGPE, mediante demanda. A solicitação de cadastro desses modelos deve ser realizada por unidades sistêmicas, ou seja, unidades da Reitoria, responsáveis por padronizar procedimentos para todo o Ifes.

Também é possível carregar um modelo específico da unidade (setor), clicando no botão “CARREGAR MODELO UNIDADE”. Os modelos da unidade podem ser cadastrados por servidores da própria unidade. Para verificar como cadastrar e modificar os modelos da unidade, acesse o Tutorial para cadastro, alteração e exclusão de modelo na unidade