Criada pela Portaria Nº 813/2020 e atualizada pela Portaria Nº 1022/2023, esta comissão foi criada pelo Conselho Superior através da Resolução Nº 55/2019, atualizada pela Resolução Nº26/2020 Art. 5º e tem como atribuições:

 

 

Sua composição definida atualmente pela Portaria Nº 1022/2023 contempla representantes da Reitoria (PROAD e PRODI), representantes das profissionais Arquivistas, da CPAD, da Área Documental dos Campi e representantes do Fórum de Registros Acadêmicos. 

 

Devido ao período vivenciado pela Pandemia do Novo Coronavirus, o COVID-19, a reunião inicial ocorreu via webconferência em 30 de abril, sendo os trabalhos realizados de maneira dinâmica e contínua pela web com a equipe através de grupos de trabalho.

A equipe tem trabalhado intensamente para a produção de instruções de uso do SIPAC e revisando o material já publicado. Além disso, tem atuado ativamente junto à DRTI para proposição de melhorias no sistema.

 

TUTORIAIS

 

1. ABERTURA, ADIÇÃO DE DOCUMENTOS E MOVIMENTAÇÃO DE PROCESSOS ELETRÔNICOS NO SIPAC - Atualizado em 03/07/2023
Saiba como criar e gerenciar processos eletrônicos no SIPAC.
Acesse aqui o Tutorial.

2. CADASTRAR DOCUMENTO ELETRÔNICO NO SIPAC - Atualizado em 03/07/2023
Passo a Passo para cadastrar um documento eletrônico fora de um processo no SIPAC, mais especificamente os Ofícios, que substituíram o Memorando.
Acesse aqui o Tutorial.

3. PROCESSO HÍBRIDO CONVERTIDO PARA ELETRÔNICO - Atualizado em 08/04/2022
Transforme processos físicos em eletrônicos no SIPAC.
Acesse aqui o Tutorial.

4. PROCESSO ANTIGO CONVERTIDO PARA ELETRÔNICO - Atualizado em 03/07/2023
Passo a passo para transformar um processo físico nunca cadastrado no SIPAC em processo eletrônico.
Acesse aqui o Tutorial.

5. ADICIONAR E ASSINAR DOCUMENTOS EM PROCESSO - Atualizado em 03/07/2023
Passo a passo do novo procedimento de assinatura de documentos.
Acesse aqui o Tutorial.

6. ASSINATURA DE EXTERNOS NO SIPAC - Atualizado em 03/07/2023
Passo a passo de cadastramento e assinatura de documentos para externos.
Acesse aqui o Tutorial.

7. RECEBIMENTO E JUNTADA DE DOCUMENTO EM PROCESSO ELETRÔNICO - Atualizado em 03/07/2023
Processo para autorizar assinaturas externas no SIPAC.
Acesse aqui o Tutorial.

8. FLUXO DE CADASTRAMENTO E AUTORIZAÇÃO PARA ASSINATURA DE EXTERNOS - Atualizado em 04/07/2023
Procedimentos para arquivar e desarquivar documentos no SIPAC.
Acesse aqui o Tutorial.

9. ARQUIVAMENTO E DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTO NA UNIDADE - Atualizado em 03/07/2023
Gerencie arquivamentos e desarquivamentos de processos.
Acesse aqui o Tutorial.

10. ARQUIVAMENTO E DESARQUIVAMENTO DE PROCESSO NA UNIDADE - Atualizado em 03/07/2023

Acesse aqui o Tutorial.

11. CADASTRO E ALTERAÇÃO DE OCORRÊNCIA - Atualizado em 03/07/2023

Acesse aqui o Tutorial.

12. CADASTRO, ALTERAÇÃO E EXCLUSÃO DE MODELO NA UNIDADE - Atualizado em 03/07/2023

Acesse aqui o Tutorial.

13. CANCELAMENTO E ALTERAÇÃO DE ENCAMINHAMENTO DE PROCESSO - Atualizado em 03/07/2023

Acesse aqui o Tutorial.

14. CONSULTA DE PROCESSO POR USUÁRIO EXTERNO - Atualizado em 03/07/2023

Acesse aqui o Tutorial.

15. DESAPENSAÇÃO DE PROCESSO - Atualizado em 03/07/2023

Acesse aqui o Tutorial.

16. DESENTRANHAMENTO DE PROCESSO - Atualizado em 03/07/2023

Acesse aqui o Tutorial.

17. DESMEMBRAMENTO DE PROCESSO - Atualizado em 03/07/2023

Acesse aqui o Tutorial.

18. JUNTADA DE PROCESSOS POR ANEXAÇÃO - Atualizado em 03/07/2023

Acesse aqui o Tutorial.

19. JUNTADA DE PROCESSOS POR APENSAÇÃO - Atualizado em 03/07/2023

Acesse aqui o Tutorial.

20. RECUPERAÇÃO DE SENHA DE USUÁRIOS EXTERNOS - Atualizado em 03/07/2023

Acesse aqui o Tutorial.

 

INSTRUMENTOS PARA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS

A classificação de documentos é obrigatória no ambiente SIPAC e tem por objetivo identificar os assuntos tratados nos documentos e auxiliar em questões arquivísticas como acesso, transferência, recolhimento, eliminação, e guarda permanente dos documentos e processos. Com o objetivo de auxiliar a atividade de classificação, disponibilizamos os seguintes materiais:

 

1. Novo Código de classificação e Tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio - Atualizado em 06/07/2020
Documento que organiza e categoriza os assuntos relativos às atividades-meio.
Acesse aqui o código.

2. Tabela de equivalência - Atualizado em 06/07/2020
Instrumento que indica a correspondência dos códigos anteriormente utilizados com os códigos numéricos presentes na nova versão do Código de Classificação
Acesse aqui a tabela.

3. Relação de assuntos recorrentes no Ifes (atividades-meio) - Atualizado em 23/03/2021
Lista com os assuntos mais frequentes nas atividades-meio e seus respectivos códigos de classificação (classificação antiga x atual).
Acesse aqui a relação.

4. Código de classificação de documentos relativos às atividades-fim - Atualizado em 21/10/2021
Ferramenta que orienta sobre os prazos de guarda e destinação de documentos relacionados às atividades-fim.
Acesse aqui a relação.

5. Tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim - Atualizado em 06/07/2020
Lista com os principais assuntos das atividades-fim e seus respectivos códigos de classificação.
Acesse aqui a tabela.

6. Relação de assuntos recorrentes no Ifes (atividades-fim) e seus respectivos códigos de classificação - Atualizado em 21/10/2021
Acesse aqui a relação.

 

 

 

 *Em construção*

 

 

 

Caso tenha dúvidas, sugestões ou precise de mais informações, entre em contato conosco. A comissão está àdisposição para auxiliar no que for necessário.